My IPBX

my IPBX

In diesem Bereich finden Sie das Userportal der i-PBX. Das User-Portal steht allen zur Verfügung, die mindestens einen Zugang auf das Portal haben.

Anrufe

Das Fenster ist mehrgeteilt und enthält folgende Elemente:

neuer Anruf

Sie haben die Möglichkeit, eine Rufnummer einzugeben, die dann nach Klick auf das Wahlsymbol oder auch Druck auf die Enter-Taste angerufen wird. Die Schaltfläche ist dann inaktiv, wenn im Eingabefeld keine zulässige Rufnummer eingegeben worden ist.

Suche im Telefonbuch

Statt einer Rufnummer kann aber auch ein Name eingegeben werden. my IPBX wird versuchen, anhand des Namens die möglichen Telefonbucheinträge während der Eingabe zu finden und zeigt das Suchergebnis unter dem Eingabefeld an.

Werden mehrere Suchbegriffe angeben (mit Leerzeichen getrennt), werden Einträge gefunden, die beiden Kriterien entsprechen (logisches Und).

Bei Treffern in den aktiven Teilnehmern wird am rechten Rand die Standortbezeichung ausgegeben. Wird ein Eintrag im Telefonbuch gefunden, wird die Bezeichnung des jeweiligen Telefonbuchs angegeben.

Der Eintrag kann ausgewählt werden, indem er mit der Mouse angeklickt wird.

Sofern für einen Telefonbucheintrag mehrere Rufnummern verzeichnet sind, erscheint bei Berühren der Zeile mit der Maus ein Unterfenster, in dem die verfürbaren Rufnummern und Rufnummernklassen dargestellt werden. Die gewünschte Rufnummer kann im Unterfenster ausgewählt werden.

Suche nach Schlüsselwörtern / Tags

Das Eingabefeld kann durch Klick auf das nach unten zeigende rote Dreieck erweitert. Hierurch öffnet sich ein weiteres Suchfeld, das die Eingabe von Schlüsselwörtern (sogenannten "Tags" unterstützt.

Das Portal öffnet nach Eingabe von drei Zeichen eine Suchehilfe. Es können mehrere Tags ausgewählt werden. Direkt nach Eingabe der Tags erfolgt eine Live-Suche nach Teilnehmern, bei denen alle eingegebenen Tags vorhanden sind.

Durch Druck auf das nach oben gerichtete rote Dreieck wird das Dialogfeld wieder verkleinert.

Ein Tipp: Tag-Suche und Namenssuche lassen sich kombinieren, wenn in beiden Feldern Suchbegriffe eingegeben werden.

Wählen/Halten/Übergeben/Abnehmen/Auflegen

Je nachdem, ob Ihr Zugang mit einem Systemtelefon verbunden ist oder mit einem anderen Endgerät wird die Verbindung auf unterschiedlichen Wegen aufgebaut.

Bei Systemtelefonen erfolgt die direkte Wahl durch das angeschlossene Telefon, sofern dem kein NAT entgegensteht.

Hier sind dann zusätzlich zum Wahlbutton weitere Schaltflächen verfügbar:

Das laufende Gespräch wird beendet, es erfolgt keine Übergabe eines geparkten Gespräches.

Das aktuelle Gespräch wird auf "hold" gesetzt, damit ein weiterer Anruf zur Rückfrage oder zur Vorbereitung eines Transfers geführt werden kann. Das geparkte Gespräch kann durch nochmaliges Drücken zurückgeholt werden.

Das geparkte Gespräch wird an den aktuellen Gesprächspartner übergeben.

Der Hörer wird abgehoben, ein eingehender Anruf wird hierdurch angenommen. Die Taste ist besonders hilfreich bei Verwendung eines Headsets ohne Anrufannahmefunktion.

Teilnehmerstatus

Im rechten Bereich werden die Teilnehmer der Telefonanlage dargestellt. Der Frei-Belegt-Status wird anhand farbiger Symbole angezeigt. Durch Klick auf einen Namen wird eine direkte Wahl durchgeführt. Ein blinkendes Symbol zeigt einen eingehenden Anruf an, der durch Klick vom eigenen Endgerät aus übernommen werden kann.

Standard ist, daß nur die Teilnehmer angezeigt werden, die der eigenen Abteilung zugeordnet sind. Wird in der Telefonanlage ohne Abteilung gearbeitet, sind die Teilnehmer in einer einzigen Abteilung abgelegt.

Um auch Teilnehmer anzuzeigen, die einer anderen Abteilung angehören, wird ein separates Recht benötigt.

Oberhalb des Teilnehmerstatus wird ein Suchfeld dargestellt, in dem in der Teilnehmerliste gesucht werden kann. Das Bedienelement zur Auswahl der Abteilung wird nur dann angezeigt, wenn das entsprechende Benutzerrecht vorhanden ist und mehrere Abteilungen auf der Telefonanlage eingerichtet worden sind.

Anruflisten für verpaßte, angenommene und abgehende Anrufe sowie Anrufe bei besetzt

Die Listen werden alle 15s aktualisiert und zeigen die jewels aktuellen Anruflisten an.

Die einzelnen Listen können komplett durch Druck auf das Löschbutton rechts oben in der Titelzeile gelöscht werden. Die Einstellung erfolgt systemweit und wird sofort auch in der iPhone-APP, als auch auf den Systemtelefonen aktiv.

Durch Klick auf das Wahlsymbol jeweils rechts neben dem Eintrag kann der Eintrag zurückgerufen werden.

Rückrufwünsche bei Telefon-Plus

Teilnehmer vom Typ Telefon-Plus können dem Anrufer die Möglichkeit anbieten, einen Rückrufwunsch zu hinterlassen. Diese werden direkt per SMS auf das Handy übertragen, werden aber auch auf dem Telefon sowie dem Webportal angezeigt:

Wird auf den jeweiligen Eintrag geklickt, erfolgt ein direkter Rückruf, der Eintrag wird danach automatisch entfernt. Liegt kein Rückruf vor, wird das Element ausgeblendet.

Nachrichten

In diesem Reiter finden Sie eine Übersicht über erhaltene und versendene Nachrichten. Konkret handelt es sich um Nachrichten, die von Faxserver und Anrufbeantwortern empfangen wurden, zu denen ausreichende Berechtigung vorliegt.

Auch Nachrichten der persönliche. Fax- oder Voicebox des Telefon-Plus werden hier aufgeführt.

Neue, also ungelesene Nachrichten werden in Fettschrift markiert. Sobald die Nachricht eingesehen oder abgehört worden ist, entfällt die Markierung automatisch.

Ganz im oberen Bereich kann eine neue Faxnachricht erstellt und versendet werden.

neues Fax versenden

Im oberen Bereich kann ein neues Fax erstellt werden. Durch Druck auf "neues Fax" öffnet sich der Dialog vollständig. Im Dialog kann eine PDF-Datei hochgeladen werden. Nachdem das um verwendende Faxgerät ausgewählt und die Zielrufnummer eingegeben worden ist, wird das Dokument in de. Versand gegeben.

An Stelle einer Rufnummer kann auch durch Eingabe eines Namens oder Namensteils eine Suche im Telefonbuch ausgeführt werden, wobei nur diejenigen Einträge ermittelt werden, die mindetens eine Faxnummer enthalten.

Generell steht diese Funktion nur dann zur Verfügung, wenn ein Faxserver vorhanden ist, zudem man als Anwender eine Nutzungsberechtigung hat. Ansonsten wird die Schaltfläche ausgeblendet.

Bei der Zustellung wird die Übertragung 3x versucht. Ist der Versand auch dann noch nicht möglich, wird die Sendung als fehlerhaft bezeichnet.

qualifizierter Fax-Sendebericht

Wurde das Fax erfolgreich versenden, wird das natürlich entsprechend als versendet angezeigt. Außerdem haben Sie dann die Möglichkeit, einen qualifizierten Fax-Sendebericht abzurufen.

Der Sendebericht öffnet sich beim Klick auf das Symbol in einem neuen Tab oder neuen Fenster. Er wird grundsätzlich als PDF-Dokument erstellt.

Für den Fall des Fehlschlagens einer Faxsendung kann an dieser Stelle ein Fehlerbericht mit Erläuterungen und Hinweisen abgerufen werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, die fehlgeschlagene Sendung erneut zum Versand einzustellen.

Bei fehlerhaften Sendungen erscheint bei Verweilen der Maus auf dem Fehlereintrag ein Tooltip, der eine Kurzbeschreibung des aufgetretenen Fehlers enthält.

Rufumleitung

herkömmliche Rufumleitung

Über den Reiter "Rufumleitung" kann der eigene Anschluß über das Portal umgeleitet werden.

Es stehen derzeit folgende Rufumleitungstypen zur Verfügung:

- sofort: Es wird jeder Anruf umgeleitet

- bei besetzt: Es wird jeder Anruf umgeleitet, solang der Teilnehmer ein Besetzzeichen signalisiert. Diese Option setzt voraus, daß die Funktion "Anklopfen" ausgeschaltet wird.

- bei Abwesenheit: Hier erfolgt die Umleitung sofort, wenn der Teilnehmer abgemeldet ist oder nach einer einstellbaren Wartezeit, wenn der Anruf innerhalb dieser Zeit nicht beantwortet wurde.

Anrufbehandlung anhand der Verfügbarkeit

Die i-PBX sammelt Verfügbarkeitsinformation anhand des Kalenders des Teilnehmers. Hierzu ist eine bestätigte Mailadresse notwendig, außerdem steht dieser Dienst nur in Verbindung mit den antilo Messaging-Services zur Verfügung. Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, wird der Dialog ausgeblendet.

Zusätzlich zu den Rufumleitungen können hier intelligente Behandlungsschritte bestimmt werden:

- wenn vorläufig verfügbar

- wenn beschäftigt

- wenn abwesend

Die Aktivierung der jeweiigen Vorgehensweise erfolgt jeweils beim Statuswechsel. Sofern in einem Kalender parallel mehrere Termine stattfinden, die einen unterschiedlochen Status mitbringen, ermittelt die i-PBX den jeweils wirksamen Status:

- "abwesend" ist höherwertiger als "beschäftigt"

- "beschäftigt" ist höherwertiger als "vorläufig"

- "vorläufig" ist höherwertiger als "frei"

Für den Status "frei" gibt es keine besondere Behandlung.

Telefonbuch

Jeder Teilnehmer kann ein eigenes persönliches Telefonbuch führen. Dieses steht nur ihm zur Verfügung und wird unter Anderem im Rahmen der Suchfunktion verwendet.

Im Gegensatz zu den anderen anlagen- oder abteilungsweiten Telefonbüchern können hier allerdings mehr Informationen abgelegt werden. Dazu gehören auch ein Bild sowie mehrere Rufnummern, so daß hier doppelte Einträge vermieden werden können.

Bei eingehenden Anrufen wird nur für das Telefon den Teilnehmers auch das jeweilige persönliche Teilnehmertelefonbuch abgefragt und versucht, die eingehende Rufnummer in einen Namen umzuwandeln.

Durch ein Klick auf kann ein neuer Eintrag hinzugefügt werden.

Funktionstasten

Über das Funktionstastenregister kann die Tastenbelegung des eigenen Endgerätes geändert und den eigenen Bedürfnissen entsprechend angepaßt werden.

Neben reinen Anlagenfunktionen können auch andere Nebenstellen als Belegtlampenfeld oder alle Optionen zur Umweltsteuerung in die Tastenbelegung aufgenommen werden.

Im oberen Bereich kann eingesehen werden, welcher Endgerätetyp aktuell verwendet wird. Entsprechend der vorhandenen Hardwareausstattung werden nicht vorhandene Funktionstasten grau hinterlegt.

Das bedeutet nicht, daß diese nicht konfiguriert werden können, allerdings wird die Einstellung auf dem Endgerät ignoriert, da die Taste nicht vorhanden.

Wenn aber das Endgerät gewechselt wird und die Taste dann vorhanden sein sollte, wird die vorgenommene Einstellung problemlos übernommen.

Im oberen rechten Bereich kann ausgewählt werden, für welche Hardwarekomponente Einstellungen vorgenommen werden. Neben dem Telefon kann auch ein evtl. angeschlossenes Erweiterungsmodul verwendet werden.

Nach dem Klick auf "übernehmen" am unteren rechten Ende wird die Einstellung übernommen und auf das Telefon übertragen. Ist das Telefon derzeit abgemeldet, wird die Einstellungsänderung bei der nächsten Anmeldung vorgenommen.

Einstellungen

Im Reiter "Einstellungen" können einige Einstellungen vorgenommen werden, die ansonsten nur von einem Systemtelefon aus erreichbar wären.

Rufnummer übertragen

Hier wird gesteuert, wie die Rufnummer bei nach extern geführten Gesprächen signalisiert wird. Es stehen zur Verfügung:

- ein mit Nebenstelle: Es wird bei einem Anlagenanschluß die Nummer des Anschlusses zzgl. der eigenen Nebenstelle übertragen.

- ein mit -0: Bei einem Anlagenanschluß wird statt der eigenen Nebenstelle die Abfragestelle -0 an die Anlagenrufnummer angehängt.

In beiden Fällen wird bei einem normalen Nicht-Anlagenanschluß die Rufnummer normal übertragen.

- aus: Die Anzeige der Rufnummer beim angerufenen Teilnehmer wird unterdrückt.

Anklopfen

Mit dem Anklopfschalter kann das Verhalten während eines Telefongespräches gesteuert werden. Ohne die Anklopffunktion erhält ein zweiter Anrufer während eines laufenden Gespräches ein Besetzt-Zeichen.

Diese Option ist vor allem für Faxgeräte dringend empfohlen, da diese bei einem Anklopfen i.d.R. einen Abbruch der Kommunikation durchführen und das übertragene Fax schlägt fehl.

Messagecenter

Auf Systemtelefonen zeigt das Messagecenter an, dass in der Abwesenheit Anrufe verpaßt worden sind. Sofern diese Funktion als störend empfunden wird, kann sie an dieser Stelle deaktiviert werden. Das Messagecenter poppt bei ausgeschalteter Funktion nicht mehr auf.

One-Touch-Recording

Die Funktion erlaubt auf Systemtelefonen die Aufzeichnung von Telefongesprächen durch Drücken der "Record"-Taste. Die Aufzeichung wird im Anschluß per Mail an die vorher eingegebene Mailadresse gesendet. Daher steht die Funktion nur dann zur Verfügung, wenn eine gültige und verifizierte Mailadresse angegeben worden ist.

Bei Neuaktivierung der Funktion erfolgt ein Hinweis auf die derzeitige rechtliche Situation. Dieser Hinweis muß mit dem Portalkennwort bestätigt werden, um die Funktion endgültig zu aktivieren.

Kontaktdaten

Hier werdem die Teilnehmerkontakte festgelegt. Bei Änderung der Mailadresse ist eine Bestätigung notwendig. Dienste, die eine bestätige Mailadresse erfordern, wie bspw. das One-Touch-Recording, werden bei Änderung grundsätzlich deaktiviert und müssen neu eingestellt werden.

Gerade in Verbindung mit Telefon-Plus wird auch die Mobilrufnummer benötigt, diese dient als Ziel für verschiedene Benachrichtigungen.

Klingeltöne

Die i-PBX gibt verschiedene Klingeltöne vor, die anlagenweit eingestellt werden und damit auf allen Systemtelefonen gleichermaßen aktiv sind. Zur Individualisierung kann in dieser Sektion ein abweichender Klingelton ausgewählt werden, was gerade in Umgebungen mit mehreren Telefonen Sinn macht, um schneller identifizieren zu können, welches Telefon klingelt.

Der aktuell ausgewählte Ton kann durch Klick auf das Lautsprechersymbol wiedergegeben werden. Wird die Einstellung nicht vorgenommen, werden die Anlagentöne verwendet.

Sofern die Sektion nicht erscheint, wurde das Recht zur Vergabe individueller Klingeltöne nicht gesetzt, dies kann der Administrator vornehmen.

Leistungsmerkmale

Silence Mode

Wird diese Option aktiviert, werden eingehende Anrufe nur noch optisch angezeigt, eine akustische Signalisierung mittels Klingelton erfolgt nicht.

antilo Messaging

Sobald eine verifizierte Mailadresse eingetragen ist und diese bestätigt wurde, wird auch getestet, ob ein gültiger Account zum antilo Messaging vorhanden ist. Die Mail/Kalender/Adressbuch etc.-Anwendung liegt ebenfalls im Rechenzentrum, so daß zwischen i-PBX und Messaging eine gefahrlose direkte Kommunikation möglich ist.

Sofern ein passender Account gefunden wurde, wird das Bedienfeld angezeigt.

Initial ist die Verbindung zu antilo Messaging und die Synchronisation von Kontakten in die Anlage hinein nicht aktiviert. Mit jetzt aktivieren wird der Schrtt zur Aktivierung gestartet.

Zur Aktivierung ist lediglich die Eingabe des antilo Messaging-Kennwortes notwendig, dieses wird im nächsten Schritt geprüft. Wenn dieses korrekt ist, kann antilo Messaging konfiguriert werden:

Generell kann der synchronisationsumfang eingestellt werden. Hier können die persönlichen Kontakte übertragen werden, als auch die Kontakt aus öffentlichen Telefonbüchern. Die Synchronisation ist kein einmaliger Prozess, sondern passiert in regelmäßigen Abständen mehrmals pro Stunde.

Auf synchronisierte Kontakte kann über das persönliche Telefonbuch zugegriffen werden. Änderungen sind hier allerdings nicht möglich, dies sollte dann über antilo Messaging oder eines der dort angeschlossenen Endgeräte passieren.

Telefon-PIN ändern

Vorausgesetzt, die PIN-Änderung ist erlaubt, kann ebenfalls in diesem Dialog die Änderung der PIN vorgenommen werden. Wie auch in allen anderen Fällen ist dieser Dialogteil ausgeblendet, wenn die Änderung verboten sein sollte.

Zum Ändern der PIN drücken Sie bitte das Start-Button, es öffnet sich dadurch ein Änderungsdialog, in dem eine neue PIN festgelegt werden kann.

Die Eingabe wird noch vor Absenden des Formulars geprüft. Die PIN muss den allgemeinen Vorgaben entsprechend, d.h.:

- Die Länge muss 5-stellig sein

- Sie darf nicht mit 0 beginnen, muss also aus dem Bereich zwischen 10000 und 99999 liegen.

Die Korrektheit der PIN und der Wiederholungseingabe wird neben dem jeweiligen Eingabefeld angezeigt. Nur wenn beide Eingaben korrekt sind, wird mit Druck auf "übernehmen" die neue PIN gesetzt.