Teilnehmer

Grundlegendes über Teilnehmer in der i-PBX

Der Dreh- und Angelpunkt der i-PBX sind die Teilnehmer. Neben dem selbstverständlichen Telefonteilnehmer gibt es noch zahlreiche weitere, die die Leistungsfähigkeit der Anlage ausmachen. An den Teilnehmerarten wird intensiv gearbeitet, so dass sich hier häufiger Ergänzungen und gelegentlich auch einige Änderungen ergeben.

Innerhalb der Teilnehmerübersicht wird beim ersten Aufruf immer eine Gesamtliste der Teilnehmer angezeigt. Die Liste kann mit der Maus gescrollt werden. Um schneller zum Ziel zu gelangen, kann das Suchfeld verwendet werden. Während der Eingabe wird die Liste auf diejenigen Einträge reduziert, die dem Suchkriterium entsprechen.

Das jeweils letzte Suchkriterium wird in der Session bis zum Abmelden gespeichert, so daß bei einem späteren Rücksprung auf die Teilnehmerliste das letzte Suchergebnis ausgegeben wird.

Bei Teilnehmern sind folgende Grundregeln immer gültig:

• Jeder Teilnehmer hat eine Rufnummer, die intern erreichbar ist. Diese Rufnummer ist je nach Einstellung des Rufnumemrnplans drei- oder vierstellig, also zwischen 100 und 999 oder zwischen 1000 und 8999. Im 4-stelligen Rufnummernplan können die Rufnummern beginnend mit 9 aufgrund der Kollision mit der Ziffer 9 als Amtskennziffer nicht belegt werden. Sofern ein größerer Rufnummernplan zum Einsatz kommt, gelten unter Umständen besondere Regelungen. Dies wird jedoch ausschließlich im Projektumfeld umgesetzt.

• Außerdem hat jeder Teilnehmer einen Namen. Dieser darf auch leer sein, was aber meist wenig Sinn macht, zumal der Teilnehmername nachhaltig zur Übersicht beiträgt.

• Für jeden Teilnehmer kann gewählt werden, welche Rufnummer als Ausgangsrufnummer verwendet werden soll, wenn die 0 bzw. die 9 gewählt wird. Die Einstellung "Standard" führt dazu, dass automatisch die erste Rufnummer verwendet wird, die in der i-PBX angelegt worden ist.

• Ebenfalls kann eingestellt werden ob der Teilnehmer im automatisch gepflegten internen Telefonbuch angezeigt werden soll. Gerade bei Teilnehmern, die nicht intern angerufen werden soll, macht die Deaktivierung der Option Sinn.

• Eingehende Anrufe werden bei Nichtannahme auf den Abwurfplatz geleitet, das ist in den meisten Firmen die Telefonzentrale, die sicherstellt, dass eingehende Anrufe von extern nicht verlorengehen. Diese Option kann allerdings auch deaktiviert werden. Für interne Faxgeräte ist es durchaus sinnvoll, diese Option zu deaktivieren, zumal der Abwurfplatz nicht zwingend in der Lage ist, Faxe zu empfangen.

Je nach Teilnehmer kann es sehr unterschiedliche Optionen geben, die dann nach gewählter Teilnehmerart dynamisch ein- oder ausgeblendet werden.

Anlegen neuer Teilnehmer

Das Anlegen neuer Teilnehmer erfolgt über das -Button in der Teilnehmerübersicht. Der Teilnehmerassistent unterstützt Sie bei der Einrichtung in zwei einfachen Schritten.

Verwendung des Teilnehmer-Assistenten

Schritt 1: Teilnehmerart auswählen

Im ersten Schritt wird ausgewählt, welche Art von Teilnehmer erstellt werden soll. Der besseren Übersicht halber sind die Teilnehmer in unterschiedliche Kategorien unterteilt, so daß ein schnelles Auffinden jederzeit möglich ist.

Jede Teilnehmerart wird in kurzen Zügen beschrieben. Durch Klick auf den Teilnehmertypen gelangt man danach zum folgenden Schritt.

Schritt 2: Basiseinstellungen des Teilnehmers

Alle Teilnehmer in der i-PBX benötigen verschiedene Grundeinstellungen. Neben einer gültigen internen Rufnummer wäre das der Name. Je nach Teilnehmerart können aber auch noch weitere Grundeinstellungen notwendig sein. Der Dialog im 2. Schritt zeigt nur die absolut für de Anlage notwendigen Parameter.

Natürlich können die teilweise unzähligen Detaileinstellungen später jederzeit nach Anlage vorgenommen werden. Die Abbildung zeigt beispielhaft die Ansage eines Telefonteilnehmers.

Es gibt einen Sonderfall in Verbindung mit den öffentlichen Notrufnummern 110 und 112. Wird ein interner Teilnehmer mit einer der beiden Rufnummern belegt, erfolgt ein Warnhinweis, der dazu auffordert, die Installation ausdrücklich zu bestätigen.

Hintergrund ist, daß die i-PBX bei Wahl des Notrufs auch ohne Amtskennziffer den Anruf über das Telefonnetz an die zuständige Leitstelle zu vermittelt. Das ist genau dann nicht möglich, wenn die Notrufnummern intern bereits belegt sind.

Schritt 3: fertig

Nach Klick auf "fertigstellen" wird der Teilnehmer angelegt. Da bisher nur Grundeinstellungen vorgenommen worden sind, kann durch Klick auf den Button direkt in den neuen Teilnehmer gesprungen werden, um alle Einstellungen vornehmen zu können.

Manchmal reicht aber bereits diese Grundeinstellung aus, besonders dann, wenn die Eigenschaften von einem anderen Teilnehmer geerbt werden konnten), so daß direkt ein weiterer Teilnehmer angelegt werden kann. Ein Klick auf die entsprechende Schaltfläche führt dann direkt zur Teilnehmerauswahl des Assistenten ohne Umweg über die Teilnehmerliste.

Verwendung von Vorlagen bei Telefonteilnehmern

Vielfach sind gerade bei der Einrichtung von Telefonen immer die selben Einstellungen pro Gruppe oder pro Abteilung durchzuführen. Diese umfangreiche Handarbeit kann vereinfacht werden, wenn die Vorlagenfunktion bei der Erstellung von Telefonteilnehmern verwendet wird.

Der neue Telefonteilnehmer wird dann auf Basis des bereits vorhandenen Vorlagenteilnehmers konfiguriert. Es werden hierbei übernommen:

• Leitungseinstellungen
• Gruppenmitgliedschaften
• Leistungsmerkmale der Anlage, wie Anklopfen, Messagecenter, Abwurfplatz
• abweichende Kundennummer zur Abrechnung
• Abteilungszugehörigkeit / Organisation
• Tags
• Belegung der Funktionstasten

Die Vererbung der Eigenschaften der Vorlage ist nur einmalig vorgesehen. Wird der Teilnehmer geändert, der als Vorlage verwendet wird, vererben sich künftige Änderungen nicht auf die auf der Vorlage erstellten neueren Teilnehmer.

Manchmal ist es notwendig und sinnvoll, nicht alle möglichen Einstellungen zu übernehmen, sondern nur einen Teil. In diesem Fall kann der Vorlagenumfang eingeschränkt werden. Nach Klick auf den roten Pfeil öffnet sich ein Popup, in dem der Vorlagenumfang bestimmt werden kann. Diese Einstellung wird für eine zukünftige Nutzung gespeichert.

Löschen von Teilnehmern

Über das Symbol in der Teilnehmerübersicht kann ein einzelner Teilnehmer entfernt werden. Es gibt allerdings gelegentlich Umstände, die eine Löschung unmöglich machen. Sollte das der Fall sein - zumeist wird das Objekt innerhalb eines anderen Teilnehmers verwendet - erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung, anhand derer man das Problem lösen kann.

Ist zum Zeitpunkt der Löschung ein Endgerät angemeldet, wird dieses automatisch abgemeldet und kann als anderer Teilnehmer wieder angemeldet werden.

Sofern keine Abhängigkeiten bestehen und der Teilnehmer gelöscht werden kann, muss die endgültige und unwiederbringliche Löschung bestätigt werden.

Sofern zu diesem Zeitpunkt Umleitungen aktiv oder inaktiv auf den Teilnehmer eingestellt sind, wird eine Option eingeblendet, mit der bestimmt werden kann, ob diese direkt deaktiviert und gelöscht (Standard) oder beibehalten werden sollen.

Teilnehmertypen

Dieser Abschnitt erläutert die Besonderheiten der i-PBX-Teilnehmerarten und die einstellbaren Parameter.

Telefon

Der Telefonteilnehmer ist der wohl am häufigsten verwendete Teilnehmer, allerdings auch der komplexeste. Er stellt einen logischen internen Teilnehmer für eine Telefonanlagenumgebung bereit und ist somit Rückgrat der Anlage.

Der Übersicht halber wurde der Teilnehmer im Gegensatz zu anderen Teilnehmerarten in unterschiedliche Register unterteilt, was einem schnelleres Auffinden von Einstellungen dienen soll.

Ab dem Release 1.6.11 (Oktober 2013) gibt es neben dem einfachen Telefon Standard auch den komfortableren Teilnehmertyp "Telefon Komfort". Da viele Dialoge gemeinsam genutzt werden, wird in den jeweiligen Passagen dediziert auf die Unterschiede eingegangen, um Wiederholungen zu vermeiden.

Allgemein

Teilnehmerdaten

Hier werden die wesentlichen Identifikationsdaten des Teilnehmers

• interne Rufnummer: Dieser Parameter kann nicht geändert werden. In einem späteren Release wird es aber die Möglichkeit geben, genau hier die interne Rufnummer eines Teilnehmers zu ändern, ohne dessen Einstellungen zu verlieren.
• Name des Teilnehmers: An dieser Stelle wird der Name festgelegt, der auf dem Telefon (bei einem Systemtelefon) angezeigt wird. Bei Telefonaten wird der Name ebenfalls beim Angerufenen und beim Anrufer nach Zustandekommen der Verbindung auf dem Display angezeigt.
• PIN bestimmt die PIN, die notwendig ist, um den Teilnehmer an- oder abzumelden. Die PIN wird darüber hinaus auch noch an weiteren Stellen verwenden, an denen eine erweiterte Teilnehmeridentifikation notwendig ist. Die Option PIN-Mitteilung per Mail senden kann aktiviert werden, um dem Teilnehmer per Mail eine Nachricht mit seinen Logindaten (PBX-Nummer, Rufnummer, PIN) zu senden. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn im Feld Kontaktdaten weiter unten eine gültige Mailadresse angegeben worden ist. Die PIN ist nicht zulässig, wenn sie auf den Standardwert 00000 gesetzt ist.

Verwendung des QR-Codes

Für jeden Teilnehmer wird ein eigener QR-Code erzeugt. Hiermit kann auf durch einfaches Fotografieren die URL der i-PBX-App geöffnet werden , wobei die Verbindung zur aktuellen Nebenstelle dann bereits gerstellt ist.

Teilnehmerdiagnose

Wird auf den Schriftzug "Teilnehmerdaten" oder das Info-Button geklickt, öffnet sich ein Info-Fenster mit technischen Details zum Endgerät.

Sofern das Telefon aus Sicht der Anlage direkt - also nicht über NAT - erreichbar ist, wird auch der aktuelle Screenshot angezeigt. Dieser aktualisiert sich alle 5 Sekunden.

Dann haben Sie die Möglichkeit, Kommandos in Form von Tastenaktionen an das Telefon zu senden. Neben den Kontextsensitiven Tasten F1-4 sind die numerischen Tasten genau so vorhanden, wie die Menü- und Steuertasten in Verbindung mit der Steuerwippe der Systemtelefone.

Weiterhin können Notfallaktionen durchgeführt werden:

Reboot nach Druck wird das Telefon direkt neu gestartet.

GUI es wird ein neues Fenster geöffnet und darin die GUI des Telefons aufgerufen. Die Anmeldung mit Benutzernamen und Kennwort passiert automatisch. Achtung: Diese Funktion erfordert, daß zwischen aufrufendem PC und Telefon eine Netzwerkverbindung besteht, sich beide Geräte also untereinander erreichen können.

Login

Sofern der Teilnehmer aktuell angemeldet ist, wird eine zusätzliche Funktionsleiste eingeblendet, mit dem der Teilnehmer abgemeldet werden kann.

Ist der Teilnehmer abgemeldet, kann ein Telefon anhand der Mac-Adresse angemeldet werden. Dies ist bei Systemtelefonen relevant, im Gegensatz dazu kann mit Hilfe der SID angemeldet werden, sofern diese bei anderen Endgeräten bekannt ist.

Die Mac befindet sich bei den Telefonen in der Regel auf einem kleinen Aufkleber auf der Geräterückseite. Die Adresse kann manuell eingegeben ober mit einem Barcodescanner eingelesen werden.

Achtung: Die Anmeldung anhand der MAC-Adresse ist nur erlaubt, wenn es sich um ein Telefon handelt, welches an der i-PBX bereits provisioniert wurde und welches noch niemals oder zuletzt in Ihrer eigenen PBX angemeldet war. Diese Einschränkung verhindert ein "Kapern" von Telefonen durch Dritte.

Tarifoptionen

Im Normalfall werden Gespräche, die die Telefonteilnehmer nach extern führen, mit einem günstigen Zeit-Tarif abgerechnet. Es stehen aber noch weitere Optionen und Tarife vor, um den Tarif an das persönliche Telefonverhalten anzupassen.

Daher werden die Tarife auch pro Teilnehmer gebucht, da das Telefonverhalten von Teilnehmer zu Teilnehmer sehr unterschiedlich sein kann.

Die Tarifeinstellung wird in den allgemeinen Einstellungen des Telefonteilnehmers vorgenommen.

Wird das Feld, das den aktuellen Tarif anzeigt, mit der Maus überfahren, öffnet sich ein Tarifbrowser, in dem die zur Verfügung stehenden Tarife dargestellt werden. Das Fenster schließt sich von selbst, wenn eine Stelle außerhalb des Feldes angeklickt wird.

Durch Klick auf einen der Tarife wird dieser ausgewählt und es erscheint ein Bestätigungsdialog.

Der Tarif wird stets zum 1. des Folgemonats aktiv. Der Tarif kann jederzeit anders eingestellt werden, die Übernahme der Änderung erfolgt jeweils wieder zum Monatsersten.

Anruferbild

Für jeden Telefon-Teilnehmer kann ein Anruferbild hochgeladen werden. Dieses erscheint bei abgehenden Anrufen innerhalb der Telefonanlage auf dem Display des Angerufenen neben dem entsprechenden Schriftzug.

Wird auf "ändern" geklickt, erscheint ein Dialog, mit dem eine neue Datei hochgeladen werden kann. Derzeit werden Dateien vom Typ gif, png, jpg und bmp unterstützt. Die maximale Dateigröße von 1 MB darf nicht überschritten werden, auch wenn das Bild während des Uploads konvertiert und in ein für das Telefon verständliches Format umgewandelt wird und dadurch deutlich an Größe verliert.

Nach erfolgreichem Upload wird das Bild direkt aktiviert - auch ohne Klick auf "Übernehmen".

Die Darstellung beim Anrufer erfolgt, wenn ein entsprechendes Endgerät verwendet wird. Derzeit sind das Endgeräte der Gerätereihen Snom 760, 821 und 870.

Abteilungszugehörigkeit

Jedes Telefon kann einer Abteilung zugeordnet werden. Die Abteilungen haben den Sinn, besondere umfangreichere Installationen zu strukturieren. Auch ein Berechtigungskonzept ist damit verbunden.

So besteht die Möglichkeit, die Sichtbarbeit des Teilnehmerstatus in My-IPBX auf eine Abteilung zu begrenzen, auch die Anzeige von Anruflisten kann abteilungsweit dargestellt werden, das ist damit eine Zwischenstufe zwischen globaler und pro-Teilnehmer-Listenverarbeitung.

Standort

Zur besseren Organisation kann jedem Telefon ein Standort zugeordnet werden. Dies hilft gerade bei der Suche in my-IPBX, indem die Standortbezeichnungen zusätzlich angezeigt werden.

Es können beliebig viele neue Standorte angelegt werden, allerdings wird in diesem Eingabefeld des Teilnehmers nur ein einzelnes Standortattribut unterstützt.

Werden dennoch mehrere Begriffe eingegeben, wird das Feld als fehlerhaft in rot umrandet, bei der Übernahme der Änderung wird dann nur die erste Standortbezeichnung gespeichert.

Stichworte / Tags

Es lassen sich beliebige Tags zuordnen. Diese können beliebig kombiniert werden, es können natürlich auf neuere angelegt werden. Tags helfen gerade in einer größeren Telefonanlage bei der Suche.

Kontaktdaten

Hier werden Kontaktdaten des Teilnehmers eingegeben, die bei der Anwendung in Verbindung mit Voicebox und SMS-Benachrichtigung verwendet werden.

Abrechnung

Sofern in der i-PBX noch eine weitere Kundennummer zur Abrechnung hinterlegt ist, kann pro Telefon festgelegt werden, über welche Kundennummer interne und externe Gespräche sowie die Grundkosten des Teilnehmers selbst abgerechnet werden. Standardmäßig wird jeder neuer Teilnehmer über die Kundennummer abgerechnet, die der i-PBX selbst zugewiesen ist.

Zu Abrechnungszwecken werden die Gesprächsdaten einschließlich der gewählten Rufnummer gespeichert und am Monatsende gesammelt bereitgestellt. Mit der Option Rufnummern verkürzt speichern wird festgelegt, daß Gespräche des Teilnehmers generell verkürzt abgelegt werden. Die Abrechnung selbst wird dadurch nicht behindert.

Wird mit Projektkennziffern gearbeitet, kann hier direkt eine Projektkennziffer festgelegt werden, die fest mit der Nebenstelle verbunden ist. Hier muss also keine spezielle Vorwahl gewählt werden, um das Gespräch mit der Kennziffer zu markieren.

Sicherheit

Zur Erhöhung der Sicherheit kann hier festgelegt werden, von welchen IP-Bereichen aus der Zugang für den Teilnehmer möglich sein soll. Die Einstellung ist im Standardfall offen und hat somit keine Einschränkung.

Ausgewählt kann hier eine IP-Gruppe, die unter Einstellungen->IP-Bereiche festgelegt worden sind.

Entspricht die aktuelle IP nicht der einschränkenden Bedingung, wird sich das jeweilige Endgerät direkt abmelden. Noch abgemeldete Telefone können sich nicht melden, wenn die IP nicht den Einstellungen entspricht.

Gruppen

Mitgliedschaft in Gruppen

In diesem Register kann eingestellt werden, in welchen Gruppen der Teilnehmer Mitglied sein soll. Diese Funktion kann zwar auch über die Einstellungen der jeweiligen Gruppenteilnehmer erreicht werden, die Praxis zeigt jedoch, dass der Weg über das einzelne Telefon in manchen Fällen praktikabler sein kann.

Angezeigt werden alle im System verfügbaren Grupppen unabhängig davon, ob ein eigenständiges Ein- und Ausloggen erlaubt ist oder nicht (sogenannte "dynamische Gruppe").

Gruppenidentität

Nimmt ein Telefonteilnehmer an einer Gruppe teil, kann es sinnvoll sein, die Rufnummer der Gruppe auch als abgehende Identität zu verwenden, um die eigene Rufnummer zu maskieren.

Dies kann im Feld ausgehende Identität eingestellt werden. Zur Auswahl stehen sämtliche in der Telefonanlage vorhandene Gruppen.

Diese Einstellung tritt allerdings nur dann in Kraft, wenn der Teilnehmer zum Zeitpunkt des Anrufes Mitglied der Gruppe ist. Das kann entweder durch Konfiguration durch den Admin erfolgen, aber auch durch die Mitglied-in-Gruppe-Taste durch den Teilnehmer selbst gesteuert werden.

Generell könnte man denken, dass die Funktion mit der Telefonfunktion "Remote-Verwendung" kollidieren könnte. Um dies zu verhindern, wird folgende Hierarchie angenommen:

• Es wird die eigene Identität verwendet
• Es wird die Gruppenidentität verwendet, wenn die Mitgliedschaft gegeben ist (vorherige Identität wird nicht verwendet)
• Es wird die Remote-Identität verwendet, wenn sie genutzt wird (vorherige Identität wird nicht verwendet)

Leitungen

Amtsholung

Für Telefonteilnehmer kann die Methode eingestellt werden, wie die Amtsholung stattfindet. Klassischerweise verwendet man hierbei eine zusätzliche Ziffer, die der Anlage anzeigt, dass ein Gespräch nicht intern, sondern nach extern vermittelt werden soll. Meist ist dies die 0 oder 9, dies ist in der i-PBX ebenso abgebildet und ist Standard.

Alternativ kann auch eine direkte Amtsholung eingestellt werden. Dies hilft besonders bei sehr kleinen Anlagen, in denen zuvor nicht mit einer Amtsholung gearbeitet wurde. Bei der direkten Amtsholung versucht die Anlage zunächst einen internen Teilnehmer zu finden, der auf die eingegebene Rufnummer passt. Wurde keiner gefunden, wird der Anruf ins Telefonnetz vermittelt.

Bei der direkten Amtsholung gibt es einige Dinge zu beachten:

- In kleineren Ortsnetzen kann es Rufnummern geben, die sehr kurz sind (3- oder 4-stellig). Daher kann es durchaus vorkommen, dass eine Rufnummer 123 mit der internen Rufnummer eines Teilnehmers 123 kollidiert. Die Anlage würde hier zunächst die interne Nebenstelle anrufen. In diesem Fall hilft es nur, die Ortsvorwahl mitzuwählen, was ein unmissverständliches Zeichen für die i-PBX ist, den Anruf ins Telefonnetz zu schicken.

- Die Funktion "Leitung für nächsten Anruf" kann nicht verwendet werden, da die Leitung bereits bei Abnehmen des Hörers ausgewählt ist und keine weitere Einstellung möglich ist.

- Die Funktion "Privatgespräch" entfällt aus genau dem gleichen Grunde, Gespräche die mit direkter Amtsholung geführt werden, sind aus Sicht der Anlage generell keine als Privat gekennzeichten Verbindungen.

Wird die Amtsholung geändert, hat dies zudem Konsequenzen auf ggf. eingerichtete Rufumleitungen. Verweist eine Rufumleitung auf ein externes Ziel, muss hier die Amtskennziffer mit eingegeben werden, die der zu verwendeten Leitung entspricht, also 0, 9 oder eine Leitungskennziffer.

Da dies bei einem Wechsel des Amtsholungsverfahrens zu einer ungültigen Umleitung führt, passt das System Umleitungen nach extern automatisch an und fügt eine "Amts-Null" hinzu, bzw. entfernt dies.

Leitungsauswahl

In diesem Register wird das Verhalten bei Auswahl ins Telefonnetz eingestellt. Die Anlage unterstützt zwei Amtskennziffern, nämlich 0 und 9. Für diese beiden Leitungen kann eingestellt werden, welche Leitung verwendet werden soll. Die verfügbaren Leitungen werden anhand ihrer Rufnummer im Dropdownmenü angezeigt.

Angezeigt und damit auswählbar sind diejenigen Leitungen, die der selben Abteilung zugeordnet sind wie der Teilnehmer. Außerdem werden Leitungen ohne Teilnehmerzuordnung angezeigt.

Wurde die direkte Amtsholung eingestellt, ist der Auswahldialog reduziert, da hier nicht zwischen den Leitungen für verschiedene Amtskennziffern unterschieden wird.

Amtsberechtigung

Es wird für den Teilnehmer zwischen folgenden Amtsberechtigungen unterschieden:

• keine Berechtigung: Externe Gespräche sind nicht erlaubt
• Ortsgespräche: Es sind nur Gespräche im Ort mit der selben Vorwahl wie der eigenen erlaubt.
• Inlandsgespräche: Es sind Gespräche im selben Land möglich, das schließt auch Mobilfunkverbindungen und Gespräche in Sonderrufnummerngassen sowie Auskunft ein.
• EU-Gespräche: Nur Inlands- und Auslands-Gespräche innerhalb der Mitgliedsstaaten der EU sind möglich.
• volle Berechtigung: Es gibt keinerlei Einschränkung, alle Gespräche sind erlaubt.

Sofern eine Beschränkung der Amtsberechtigung verwendet wird, kann die Option Codewahl erlauben aktiviert werden. Versucht der Teilnehmer bei aktivierter Codewahl ein unerlaubtes Gespräch, fragt das System nach der Teilnehmer-PIN und lässt das Gespräch zu, sofern die PIN korrekt eingegeben wurde.

Rufnummer bei externen Gesprächen

Gerade in Verbindung mit Anlagenanschlüssen kann das Darstellungskonzept sehr unterschiedlich gehandhabt werden. In der i-PBX gibt es pro Teilnehmer folgende Optionen:

• ein mit Nebenstelle: Die Rufnummer wird übertragen und es wird auch die Durchwahl direkt mit übermittelt.
• ein mit -0 bei Anlagenanschluss: Die Rufnummer wird übertragen, die Durchwahl wird beim Angerufenen nicht angezeigt, sondern es wird statt dessen die -0 beim Angerufenen angezeigt.
• aus: Die Rufnummer wird nicht übertragen.

Diese Einstellung kann durch den Administrator verriegelt werden, indem auf das Schloss-Symbol geklickt wird. Hierurch ist der User nicht in der Lage, die Einstellung eigenständig zu ändern.

Erweiterte Einstellungen

Leitungsmerkmale und verschiedene weitere Teilnehmereinstellugen können in diesem Register konfiguriert werden. Verschiedene Einstellungen sind mit einem oder Symbol versehen. Dieses zeigt Optionen und Einstellungen an, die durch den Administrator eingestellt und verriegelt werden können. Im verriegelten Zustand kann der Benutzer diese Einstellungen nicht ändern.

Durch Klick auf das Schloss-Symbol wird die Einstellung umgeschaltet, das Schloss ändert dann sofort die Darstellung, allerdings erfolgt die Übernahme der Einstellung erst mit Druck auf übernehmen am rechten unteren Fensterrand.

Teilnehmer-Einstellungen

• Eintrag im internen Telefonbuch legt fest, ob der Teilnehmer im internen Telefonbuch eingetragen werden soll. Wenn das nicht der Fall ist, kann er auch nicht über die Suchfunktion oder den Teilnehmerstatus in my-IPBX angezeigt werden.
• Abwurf bei Nichtannahme bestimmt, ob ein Anruf, der nicht angenommen wurde (weil abwesend, abgemeldet, besetzt, usw.) an den Abwurfplatz der Anlage weitergeleitet werden soll oder nicht. Besonders bei physikalischen (klassischen) Faxgeräten, die meist als Telefon eingerichtet werden, macht es sicher Sinn, diese Funktion zu deaktivieren. Achtung! Diese Funktion ist bei Telefon Plus ausgeblendet. Zusätzlich kann ein abweichender Abwurfplatz bestimmt werden, an die eingehende Anrufe von extern abgeworfen werden. In diesem Fall hat diese Einstellung Vorrang vor globalem, Leitung- oder Abteilungsabwurf.
• Messagecenter: Dieser Parameter legt fest, on der Benutzer das Messagecenter verwenden soll. Der Benutzer kann die Einstellung ebenfalls über das Telefon vornehmen.
• Wahlwiederholung in Listenform: Wird die Option aktiviert, wird bei Nutzung der Wahlwiederholung eine Liste der zuletzt gewählten Rufnummern angezeigt, aus der heraus dann ein Eintrag ausgewählt werden kann. Anderenfalls wird einfach die letzte gewählte Rufnummer noch einmal gewählt.
• Anklopfen erlaubt: Bei eingeschalteter Anklopfoption werden Zweitanrufe je nach Endgerät akustisch oder optisch signalisiert. Bei ausgeschalteter Option ist der Teilnehmer besetzt und es wird sofern geschaltet die Rufumleitung verwendet. Diese Einstellung kann ebenfalls über das Menü eines Systemtelefons vorgenommen werden.
• Rückruf bei besetzt verwenden: Schaltet die Möglichkeit frei, einen automatischen Rückruf bei einem Besetztanruf auszulösen. Voraussetzung für das Angebot eines Rückrufes ist, dass dieser vom angerufenen Ziel nicht blockiert wurde (siehe folgende Option) und noch kein Rückruf durch einen Dritten hinterlegt worden ist.

Bei einem Systemtelefon kann hierzu eine Rückruftaste konfiguriert werden, die bei einem möglichen Rückruf blinkt und den Rückruf mit einem Tastendruck erlaubt. Von einem Nicht-Systemtelefon aus erfolgt statt eines Besetzt-Signales eine Hinweisansage, aus der heraus der Rückruf mit einem Tastendruck ausgelöst werden kann.

• Besetzt-Rückruf blocken: Teilnehmer vom Typ Telefon-Plus haben die Möglichkeit, einen "Rückruf bei besetzt" anzufordern, wenn die Ziel-Nebenstelle belegt ist. Nach Gesprächsende wird der Anrufer direkt informiert und ein Rückruf automatisch aufgebaut. Dies kann durch Setzen der Blockierfunktion verhindert werden.
• Automatischer Notruf: Wenn die Option aktiviert ist, führt das Telefon beim Abheben des Hörers automatisch einen Notruf aus. Die Notrufnummer kann frei definiert werden. Aus Sicherheitsgründen ist eine optionale Verzögerungsfunktion enthalten, die mit Druck auf eine Stopp-Taste einen Abbruch erlaubt. Hierdurch können versehentliche Notrufe unterbunden werden.

• Multi-Identity: Wird das Flag gesetzt, können auf dem Endgerät weitere Identitäten verwendet werden. Siehe hierzu den separaten Artikel unter Multi-Identity
• UC-Integration verwenden: Kommt ein UC (Unified-Communication-System, TAPI, etc.) zum Einsatz, wird in den Einstellungen im Bereich Integrationen ein UC-Server bestimmt und aktiviert. Nur wenn dann noch die entsprechende Teilnehmeroption aktiv ist, erfolgt die Provisionierung der notwedigen Parameter auf das Endgerät, sofern die Funktion unterstützt wird.

Besondere Einstellung für Nutzer des Callcentermoduls

Die i-PBX verfügt über einige Funktionen, die im Callcenterumfeld zu Schulungszwecken genutzt werden. Da diese als potentiell gefährlich gelten (siehe Telekommunikationsgesetz "TKG"), stehen diese Funktionen mit einer Einschränkung zur Verfügung, um deren Nutzung soweit wie möglichen zu begrenzen.

Kunden, die das Callcentermodul nicht verwenden, wird das Dialogelement ausgeblendet.

Berechtigung

• globaler Teilnehmerstatus erlaubt dem Teilnehmer, in my-IPBX den Status von Teilnehmern einzusehen, die nicht zu seiner Abteilung gehören. Außerdem kann er am Telefon oder in my-IPBX Tasten mit Nebenstellen auch aus Fremdabteilungen belegen, wenn die Option gesetzt ist.
• Login/Logout erlaubt: Wird die Option ausgeschaltet, besteht keine Möglichkeit, den Teilnehmer über das Menü (Systemtelefon) oder die Keypadfunktion (jedes andere analoge Endgerät) ab- und anzumelden. Die Funktion eignet sich besonders für die Telefone, die nicht stöndig bedient sind, z.B. in Besprechungsräumen, Fluren, usw.
• BLF-Nebenstelle verbieten: Wird die Option aktiviert, ist es anderen Nebenstellen nicht mehr möglich, den aktuellen Teilnehmer als Nebenstelle auf eine Funktionstaste zu legen und den Status über die LED-Anzeige zu beobachten. Aber Achtung: Wenn bereits Zuordnungen als Nebenstelle vorhanden sind, werden diese nicht gelöscht.
• Anrufinfo verbieten: ein eingehender Anruf wird im Standardfall auch auf Nebenstellen mit Rufnummer anzeiegt, die das eigentliche Ziel als Nebenstellentaste verwenden. Hierbei wird die Rufnummer und der Anrufpfad unten im DIsplay angezeigt. Ist die Option aktiv, wird die Funktion für den Teilnehmer deaktiviert.
• Intercom starten ermöglicht dem Teilnehmer, die Intercom-Funktion zu starten. Dabei wird ein interner Zielteilnehmer mit *99NNN angerufen. Handelt es sich um ein Systemtelefon, bleibt das Klingeln aus und es erfolgt eine direkte Sprachverbindung. Der Hörer muß nicht abgenommen werden.
• Wechseln der Rufverteilung erlaubt dem Teilnehmer, die aktive Rufverteilung an der GUI, der Mobile-APP oder per Kurzwahl zu ändern.
• Privatgespräche erlaubt dem Teilnehmer, private Gespräche zu führen. Hierzu wird statt einer "0" die Nummer 850 vorgewählt. Auf diese Weise geführte Gespräche werden im Einzelverbindungsnachweis als Privatgespräche ausgeführt, außerdem wird die Zielrufnummer anonymisiert, indem die letzten drei Ziffern ausge-X-t werden. Eine weitere Option steht bei aktiven Privatgesprächen zur Verfügung, denn die Nutzung für private Telefonate kann durch Eingabe der PIN begrenzt werden. Diese wird jeweils vor Zustandekommen eines privaten Telefonates abgefragt.
• Follow Me erlauben erlaubt Dritten, die Anrufe zum Teilnehmer auf die eigene Nebenstelle umzuleiten. Diese Funktion, die auch als Remote-Umleitungh beksnnt ist. kann aus- und eingeschaltet werden und zusätzlich falls gewünscht geschützt werden, indem bei Verwendung der Funktion die PIN des umzuleitenden Teilnehmers eingegeben werden muss.
• Remote-Verwendung ermöglicht, Identität und Berechtigung von einem anderen angemeldeten Telefon aus zu verwenden. Da hier die Gefahr von Mißbrauch besteht, kann die Option durch eine PIN-Option erweitert werden. Wird dann die Wahl "remote" durchgeführt, wird bei aktiver PIN grundsätzich die PIN des Teilnehmers angefordert. Eine weitere opionale Sicherheitsstufe ist die Beschränkung der Nutzung auf eine Abteilung, eine Gruppe oder einen einzelnen Teilnehmer.
• individuelle Klingeltöne ermöglicht dem Teilnehmer, die Klingeltöne für externe und interne Anrufe abweichend von der Anlageneinstellung zu setzen. Hierzu wird in my-IPBX im Einstellungs-Register ein entsprechendes Steuerelement eingeblendet.
• PIN-Änderung erlauben blendet für den Anwender im Bereich my-IPBX einen Dialog ein, der die Änderung der Telefon-PIN erlaubt. Wird das Feld nicht aktiviert, kann die PIN nur durch den Admin geändert werden.
• Tastensperre erlauben erlaubt oder verbietet es dem Teilnehmer, die Sperre der Tastatur durch einen langen Druck auf die *-Taste zu verwenden.
• Tastenconfig durch Anwender erlaubt es dem Anwender, Tasten durch langen Tastendruck auf dem Endgerät einzustellen. Ist die Funktion nicht aktiv, kann die Belegung der Funktionstasten nur durch den Administrator erfolgen.
• Menü auf Telefon sichtbar aktiviert den Zugriff auf das Anlagenmenü auf dem Telefon. Das Deaktivieren dieser Option ist vor allem dann interessant, wenn Telefone unbeaufsichtigt im öffentlichen bereit betrieben werden sollen. Neben der Display-Taste, die um Menü führt, wird auch die auf den meisten Geräten vorhandene Menü-Taste, sowie der Zugriff über die OK-Taste durch diese Option gesteuert.

Anrufbenachrichtigung und Pickup

Wenn Anrufe für den Teilnehmer eingehen, können andere Nebenstellen darüber informiert werden. Dies geschieht durch Einblenden einer Nachricht, wobei zusätzlich die Möglichkeit besteht, den unbeantworteten Anruf direkt mit einem Tastendruck unter dem Display zu übernehmen. Die Pickupfunktion wird mit holen beschriftet.

Welche Teilnehmer benachrichtigt werden, kann durch Festlegen der Pickupbenachrichtigung bestimmt werden. Teilnehmer der ausgewählten statischen oder dynamischen Gruppe erhalten dann die Nachricht, wenn Sie die grundsätzlichen Voraussetzungen dafür erfüllen:

- Das Telefon ist angemeldet

- Das Telefon wird nicht hinter NAT betrieben

- Das Telefon wird automatisch durch die i-PBX provisioniert

- Es handelt sich um ein Systemtelefon von Snom

Die Darstellung auf den Geräten hängt von den Darstellungsfähigkeiten ab. Der Veranschaulichung halber bilden wir zwei aktuelle Gerätetypen ab:

Snom 710: Snom 870:

Die Nachricht wird nach 10 Sekunden automatisch wieder ausgeblendet, auch wenn der angerufene Teilnehmer weiterhin klingelt und der Anruf unbeantwortet ist.

Bei Verwendung der Nebenstellen-Funktionstaste zeigt die Leuchtanzeige den Status der Nebenstelle an. Bei einem offenen Anruf blinkt die Nebenstelle und der Anruf kann durch Druck auf die Taste übernommen werden.

Der Aufmerksamkeitston sorgt dafür, dass das eigene Endgerät ein akustisches Signal abgibt, wenn auf einer Nebenstelle einer Funktionstaste ein Anruf übernommen werden kann.

Chef-Sekretariats-Funktion

In diesem Feld wird die aktuelle Einstellung der Chef-Sekretariat ("Chese")-Funktion visualisiert und kann natürlich auch geändert werden. Die Einstellungen werden bei Absenden der Seite sofort wirksam.

Die Chese-Funktion wird generell vom Chef-Telefon ausgehend geschaltet. Das Sekretariat ist hier an der Schaltung nicht beteiligt.

Das generelle Verhalten der Chef-Sekretariatsfunktion wird in den Einstellungen der Anlage festgelegt. Standard ist ein Timeout von 30 Sekunden, nachdem dem der Anruf zum Umleiter zurückgeleitet wird.

Ist eine Info-Nachricht auf dem Cheftelefon eingestellt, kann hier pro Teilnehmer zusätlich ein Aufmerksamkeitston eingerichtet werden, damit die Nachricht nicht eindach im Stillen dargestellt wird und wieder vom Telefondisplay verschwindet.

Rufumleitung

• Umleitung sofort richtet eine Rufumleitung ein. Als Ziel kann sowohl eine externe Rufnummer (mit führender Amtskennziffer, sofern nicht eine direkte Amtsholung eingestellt ist!) als auch eine beliebige interne Rufnummer angegeben werden. Bei eingeschalteter Umleitung "sofort" gibt es eine Ausnahme. Der Teilnehmer mit der Zielrufnummer darf den Umleiter dennoch anrufen, um eine Endlosschleife zu verhindern.
• Umleitung verzögert stellt eine Umleitung "nach Zeit" ein, die nichtsofort, sondern erst nach der angegebenen Anzahl Sekunden an das angegebene Ziel weiterleitet. Ist der Teilnehmer nicht in der Lage, den Anruf zu signalisierten, weil er mglw. abgemeldet ist, erfolgt in diesem Sonderfall die Umleitung sofort.
• Umleitung bei besetzt legt eine Umleitung fest, die im Besetztfall eintritt. Dies ist aber nicht dann wirksam, wenn gleichzeitig die Funikion "Anklopfen erlaubt" ausgeschaltet wird, da ansonsten keine Besetzt-Bedingung entsteht.

Die Rufumleitung "Sofort" wird normalerweise auch für Dritte an verschiedenen Stellen angezeigt. Dies wäre zum Einen my-IPBX innerhalb der Teilnehmerübersicht. Führt man hier den Mauszeiger auf einen umgeleiteten Teilnehmer, erscheint das eingestellte Ziel in einem Tooltip.

Der andere Punkt sind die Systemtelefone selbst. Wird ein Anruf umgeleitet, wird der Anrufende mit einer Info-Message darüber informiert, wobei auch das Ziel angezeigt wird.

Aus Datenschutzgründen ist es möglich, beide genannten Veröffentlichungen einzuschränken oder ganz zu unterbinden. Einstellbar ist:

• für alle Ziele: Dies umfasst sowohl interne, als auch externe Umleitungsziele
• für interne Ziele: Es werden nur Umleitungen dargestellt, wenn das Umleitungsziel innerhalb der Anlage liegt
• nie: Es erfolgt keinerlei Darstellung des Umleitungsziels

Ist die Darstellung unterbunden, erfolgt in my-IPX kein Tooltip, auf dem Systemtelefon erschient eine abstrakte Nachricht "Weiterleitung->intern" bzw. "Weiterleitung->extern".

Leitungsmerkmale

• DND stellt die "Nicht-Stören" oder "Do-Not-Desturb"-Funktion des Endgerätes ein. Ist der Parameter gesetzt, kann das Endgerät nicht mehr angerufen werden, sobei aber weiterhin abgehende Gespräche jederzeit möglich sind.
• Silence Mode schaltet Klingeltöne ab, so daß Anrufe nur noch optisch signalisiert werden.

Endgeräteeinstellungen

Einige Einstellungen betreffen die Bedienung des Endgerätes. So kann hier der Display-Style eingestellt werden.

Zur Verfügung stehen hier "Standard"- oder "Dark"-Modus. Die aktuellen Endgeräteserien sind problemlos in der Lage, dies umzusetzen. Für ältere Modelle hat die Einstellung Relevanz für die Serien 3xx und 7xx, sofern ein grafisches Display zum Einsatz kommt.

Ausserdem kann die Helligkeit des Display eingestellt werden. Dies erfolgt getrennt für den aktiven Modus während einer Telefonaktion oder der Gerätebedienung und dem Ruhemodus. Wird "Standard" verwendet, wird für das Endgerät die Standardeinstellung des jeweiligen Telefontyps angewandt.

Ebenso ist es möglich, die Lautstärke des Klingeltons anzupassen. Genau wie die anderen Setting wird diese Eigenschaft beim Anmelden am Endgerät übernommen - und in regelmäßgen Abständen sowie bei Änderung der Einstellungen.

Der Klingelton kann jeweils für interne oder externe Anrufe eingestellt werden. Wird auch hier "Standard" verwendet, wird die globale Einstellung der Telefonanlage genutzt. Die Verwaltung der Klingeltöne erfolgt in den Anlageneinstellungen unter "Einstellungen->Töne und Signale".

Tag und Nacht

Da es Sinn macht, für Tag und Nacht unterschiedliche Einstellungen zu verwenden, kann jeweils für beide Modi ein eigenes Profil erzeugt werden.

Durch Klick auf das jeweils ausgegraute Profil kann der Modus der Einstellungen gewechselt werden, der Rahmen ändert die Farbe zwischen gelb (Tag) und blau (Nacht).

Profil manuell aktivieren

Ist ein Profil aktuell nicht aktiv, wird dies oben links angezeigt und kann durch Klick auf den "jetzt aktivieren"-Link manuell gesetzt werden.

Profil automatisch wechseln

Jeweils für Tag und Nacht kann ein Zeitpunkt gewählt werden, zu dem es automatisch aktiviert werden soll. Damit eine Uhrzeit eingestellt werden kann, muss muss die Funktion zuerst durch "aktiv" aktiviert werden.

Anstalle der festen Uhrzeit kann auch der Sonnenauf- und untergang als Zeitpunkt ausgewählt werden. Es gilt der Zeitpunkt abhängig vom Standort des Endgerätes oder dem globalen Standort der Telefonanlage.

Klingel- und Hinweistöne

Der Teilnehmer kann eigene, von der globalen Einstellung abweichende Einstellungen für Klingel- und Hinweistöne verwenden. Hier ist die Standard-Einstellung voreingestellt.

Funktionstasten

Besonders bei der Benutzung von Systemtelefonen ist es sinnvoll, auch die Tastenbelegung zu nutzen. Hier werden die Tasten zentral über das Adminportal für jeden Teilnehmer verwaltet.

Wechselt der Benutzer durch Login/Logout seinen Arbeitsplatz, ist die Tastenbelegung weiterhin mit dem Teilnehmer verbunden und wird mit der Anmeldung auf das entsprechende Endgerät übertragen.

Bei Änderung der Tastenbelegung ist kein Neustart des Endgerätes erforderlich, die neuen Einstellungen werden live übernommen.

Die Tastenbelegung kann als Funktion unter dem Register Teilnehmer auf der linken Seite erreicht werden. Im oberen Bereich kann der Teilnehmer ausgewäht werden, dessen Einstellungen bearbeitet werden sollen.

Da nicht nur simple Telefone unterstützt werden, sondern auch Tastenfelderweiterungen können eingestellt werden. Sofern am Telefon eine Tastenfelderweiterung angeschlossen ist, kann diese oben rechts im Dropdown ausgewählt werden und wird zur Konfiguration dargestellt.

Bei der Darstellung wird berücksichtigt, welches Endgerät vom Teilnehmer verwendet wird. Diese Tasten können dennoch im Admin belegt werden, eine Nutzung ist aber erst dann möglich, wenn ein entsprechendes Endgerät zum Einsatz kommt.

Vielen Tastentypen kann optional ein zusätzliches Label zugewiesen werden. Dies dient der einfacheren Bedienung am Gerät. Wird kein Label gesetzt, wird die Funktionstaste mit der internen Rufnummer beschriftet.

Telefon Plus - mit mehr Komfort

Die Plus-Version des Telefons bietet mehr Funktion und mehr Komfort als Telefon Standard. Zur Vermeidung von Wiederholungen werden hier die erweiterten Funktionen des Teilnehmertyps erläutert.

Voice- und Faxbox, Mobil-Kurzdurchwahl

Jeder Telefon-Plus-Teilnehmer besitzt eine persönliche Voice- und Faxbox. Diese sind durch eine Vorziffer vor der internen Rufnummer anwählbar. Welche Ziffern das sind, kann im allgemeinen Einstellungsdialog im Register Plus bestimmt werden.

Die abgebildeten Einstellungen würden bewirken, daß die Voicebox eines Teilnehmers mit der Rufnummer 123 unter der Rufnummer 2123 und die Faxbox unter 8123 zu erreichen wäre.

Anrufe und Fax-Sendungen werden per EMail an den Teilnehmer übermittelt, außerdem können die Sendungen im Nachrichtenregister von my-IPBX eingesehen werden. Voicenachrichten lassen sich durch Anruf auf der Box vom Telefon aus abhören.

Es wird in der Regel eine PIN angefordert, sofern der Plus-Teilnehmer nicht seine eigene Voicebox abfragt. Diese entspricht der Teilnehmer-PIN.

Die Voicebox kann über das entsprechende Telefon erreicht werden. Nach Abhören der letzten Nachricht (bzw. bei leerer Box) kann durch Drücken der Taste 1 ein Einstellungsmenü erreicht werden, indem u.A. die Begrüßung von Anrufern festgelegt wird.

In diesem Bereich ist es dann auch möglich, eine persönliche Begrüßung aufzusprechen und zwischen Standard- und persönlicher Begrüßung zu wechseln.

Neben der Box-Anwendung besteht die Möglichkeit, eine direkte Kurzwahlmöglichkeit zu einem Mobiltelefon herzustellen. Um diese Funktion zu nutzen, mit dem Telefon-Teilnehmer eine Mobile Rufnummer angegeben werden. Wird die eingestellte Mobil-Wahl verwendet, wird der Anruf über extern zum Mobiltelefon geleitet. Achtung, diese Verbindung ist kostenpflichtig und fällt nicht unter die Regelung einer Flatrate.

erweiterte Rufumleitung

Wird eine Rufumleitung "sofort" aktiviert, werden normalerweise alle Anrufe direkt umgeleitet auf das angegebene Ziel. Beim Telefon-Plus kann dies unterbrochen werden, indem Ausnahmen definiert werden.

Ausnahmen dürfen sein:

- ein einzelner Teilnehmer - eine Abteilung - eine Rufgruppe Plus

Ruft bei geschalteter Umleitung ein Anrufer an, der der Ausnahme entspricht, erfolgt in diesem Fall keine Umleitung und der Anruf wird normal am Telefon signalisiert.

erweitertes Do-Not-Disturb (DND)

Die DND-Funktion (auch "Ruhe vor dem Anruf" bezeichnet) kann bei Telefon-Plus ebenfalls aufgeweicht werden, so daß die Einstellung wesentlich detaillierter vorgenommen werden kann.

Es können Ausnahmen (einzelne Teilnehmer, eine Rufgruppe oder eine Abteilung) bestimmt werden, die bei aktiver Ausnahme-Funktion trotz eingeschaltetem DND durchgestellt werden.

Eine besondere Beachtung verdient die Funktion eilige Anrufer zulassen. Hier werden Anrufer, die innerhalb eines bestimmten Zeitraumes aufgrund einer eingeschalteten DND-Funtion abgewiesen wurden, bei Wiederholungsanrufen durchgestellt.

Telefonbucheinträge, die im Telefonbuch als "Favorit" gekennzeichnet sind, können ebenfalls von der Wirkung des DNS ausgenommen werden.

Generell alle internen Teilnehmer werden bei Aktivierung der letzten Ausnahme zugelassen.

Komforfunktionen

Schutz vor Telefon-Spam

Der Begriff Spam wird normalerweise mit einer Flut von Emails in Verbindung gebracht, die den Posteingang verstopfen. Aber auch im Telefonnetz gibt es eine Menge Spam in Form ungebetener Anrufe, in denen z.B. Mitarbeiter anrufen, um persönliche Daten oder Geldbeträge unter Vorspiegelung falscher Tatsachen zu ergaunern. Die Maschen sind vielfältig und außerordentlich kreativ.

Diese Anrufe sind natürlich illegal, die Strafverfolgungsbehörden kömmen hier allerdings mit der Geschwindigkeit der Verursacher hinterher, so daß hier alternative Wege beschritten werden.

Die Funktion zum Schutz vor Telefon-Spam greift auf eine der größten Dateien zu, in denen auffällige Rufnummern bewertet und gesammelt werden. Bei einem Score von mindestens 6 wird von unerwünschten Anufen ausgegangen.

Wird die Schutzfunktion aktiviert, werden Anrufe mit Spam-Score ab 6 geblockt.

Damit keine Information verloren geht, haben Sie die Möglichkeit, sich eine Info-Mail zusenden zu lassen, wenn ein Anruf erfolgreich gesperrt worden ist.

Blacklist verwenden

Manchmal macht es Sinn, einzelne Rufnummern für eingehende Anrufe zu sperren. Dies kann mit der Blacklist durchgeführt werden. Wird die Option aktiviert, wird auf dem Systemtelefon eine neue Option sperren eingeblendet, mit der ein ausgewählter Eintrag auf die Blacklist gesetzt wird. Ein weiterer Anruf von der gesperrten Rufnummer führt zu einem Besetztzeichen oder zur Weiterleitung auf den Abwurf.

Der Teilnehmer kann die Blacklist zusätzlich in my-IPBX pflegen und neue Einträge aufnehmen oder bestehende löschen.

Die Blacklist kann mit einer weiteren Option "über gesperrte Anrufe per Mail informieren" ergänzt werden, damit der Teilnehmer eine Nachricht über den gesperrten Anruf an seine Mailadresse gesendet bekommt.

Auf den aktuellen Systemtelefonen kann ein eingehender oder angenommener externer Anruf durch einen langen Druck auf die "X"-Taste des Telefone beendet und gleichzeitig auf die Blacklist gesetzt werden, sofern eine Rufnummer übertragen worden ist.

Box-Nachrichten per Mail

Im Normalfall (so sendet die Plus-Box sowohl Nachrichten an den Teilnehmer, wenn eine Sprach- oder Faxnachricht eingegangen ist. An den Nachrichten ist jeweils die Nachricht als .wav- oder .pdf-Datei angehägt.

Es kann mit dem Schalter beeinflußt werden, ob die Mail-Benachrichtigung erfolgen soll oder ob nicht. Ist die Funktion ausgeschaltet, können Faxnachrichten nur noch über das Portal abgerufen werden, Voice-Nachrichten über das Portal oder via Telefonanruf.

Box Fernzugriff erlauben

Im Normalfall kann die Voicebox von einem anderen Teilnehmer und von extern angerufen werden, um die Fernabfrage zu ermöglichen. Ein Deaktivieren dieser Funktion bewirkt, dass die Nachrichtenabfrage dann nur noch über das Adminportal sowie vom jeweiligen Endgerät selbst möglich ist. Für den Fernzugriff unterbricht man die Ansage mit der * Taste und meldet sich dann mit dem Telefon-PIN an.

Pickup-Begrenzung

Gerade bei umfangreichen Anlagen kann es sinnvoll sein, die Berechtigung des ansonsten offenen Pickups (übernahme klingenlder Anrufe) einzuschränken. Dies wird mit der Berechtigung für Anrufübernahme realisiert. Ausgewählt werden kann hier ein einzelner Teilnehmer, eine Rufgruppe oder eine Abteilung.

Behandlung anonymer Anrufe

Mit einem Telefon-Plus haben Sie die Wahl. Anonyme Anrufe können natürlich direkt durchgestellt werden.

Der eingebaute Anonymblocker nimmt bei Aktivierung der Option "blockieren und vorqualifizieren" Anrufe mit unterdrückter Rufnummer eigenständig an, anstatt sie zum Telefon Plus durchzustellen. Nachdem der Anrufer nach seinem Namen befragt wurde, wird eine Anfrage an den Telefonteilnehmer gestellt, der dann durch Tastendruck entscheiden kann, ob der Anruf durchgestellt werden soll.

Der Anrufer bekommt von der Hintergrundverarbeitung nichts mehr mit, er erfährt auch nicht die Entscheidung des Telefonteilnehmers.

Alternativ können anonyme Anrufe an ein bestimmtes Ziel umgeleitet werden. Dieses muss nicht einem bekannten Umleitungsziel oder einemn Abwurf entsprechen, es gilt nur für anonyme Anrufe der jeweiligen Nebenstelle.

erweiteres Verhalten bei Abwurf

Anstatt einer einfachen Weiterleitung unbeantworteter Anrufe an einen definierten Abwurfplatz, sind die Möglichkeiten bei Telefon Plus umfangreicher.

Im Falle eines nicht beantworteten Anrufes können folgende Optionen aktiviert werden:

- Weiterleiten zum Abwurfplatz - Der Anruf wird an den Abwurfplatz geleitet. Wird im Teilnehmer ein individueller Abwurfplatz eingestellt, hat dieser Vorrang vor anderen Einstellungen. Anderenfalls wird der jeweils ermittelte Global-, Leitung- oder Abteilungsabwurfplatz verwendet.

- Voicebox - Der Anrufer erhält die Möglichkeit, eine Nachricht auf der Plus-Voicebox zu hinterlassen

- Rückrufwunsch per SMS - Handelt es sich um einen Anruf mit übermittelter Rufnummer, kann der Anrufer einen Rückrufwusch hinterlassen, der dem Teilnehmer per SMS übermittelt wird.

- Weiter an Gruppe - Der Anrufer kann sich an einen anderen Mitarbeiter einer einstellbaren Rufgruppe weiterleiten lassen.

- Weiter an Mobiltelefon - Der Anrufer kann sich an das im Teilnehmer eingetragenene Mobil- oder Schnurlostelefon verbinden lassen. Diese Option ist erst aktivierbar, wenn ein Zielteilnehmer eingestellt worden ist. Der eingestellte Mobilteilnehmer kann parallel auch über die Plus-Prefix-Kurzwahl direkt adressiert werden.

Kommt es zum Abwurf, wird der Anruf beantwortet und der Anrufer kann nach Ansage zwischen den möglichen Optionen auswählen.

Im Feld Voicebox können zudem Einstellungen des Boxverhaltens vorgenommen werden. Sofern über den Sprachdialog der Box eine persönliche Begrüßung aufgesprochen worden ist, kann diese hier aktiviert werden. Diese Option steht im Umkehrschluss nicht zur Verfügung, wenn eine persönliche Begrüßung nicht vorhanden sein sollte.

Generell wird die Aufzeichnung einer Nachricht erlaubt. Hierzu lann die maximale Aufzeichnungsdauer begrenzt werden, was in manchen Fällen Sinn macht. Die Aufzeichnungsmöglichkeit kann allerdings auch abgeschaltet werden, so daß hier nur die (persönliche) Begrüßungsansage abgespielt wird.

Damit eine stark frequentierte Voicebox noch bedienbar bleibt, besteht die Möglichkeit, die maximale Anzahl Nachrichten zu begrenzen. Der Anrufer erhält eine Nachricht, sofern bei einer Überschreibung des optionalen Limits keine Aufzeichnung mehr möglich ist.

Geprüft wird hierbei die Summe aus neuen und bereits abgehörten, nicht gelöschten Nachrichten.

Sollen Nachrichten dann nicht nur für den Teilnehmer selbst abrufbar sein, sondern auch für andere Mitglieder der selben Abteilung, kann eine Abteilungsfreigabe erteilt werden. Nachrichten können dadurch auch von anderen Abteilungsmitgliedern gelöscht werden.

Durch das Schlosssymbol kann gesteuert werden, ob der Teilnehmer in der Lage sein soll, das Verhalten der Voicebox eigenständig zu ändern, z.B. über das Einstellungsmenü, welches über das eigene Telefon erreicht werden kann und nach Abhören der letzten Voiceboxnachricht geöffnet wird.

Bei verriegelter Einstellung wird die Verbindung direkt nach Wiedergabe der letzten Nachricht beendet.

Parallelteilnehmer

Gerade wenn mehrere Endgeräte durch die selbe Person bedient werden, z.B. ein Systemtelefon und ein Schnurlosendgerät, kann ein eingehnder Anruf zusätzlich zum Telefon-Plus an einem weiteren Endgerät signalisiert werden.

Wird auf einem der beiden parallel geschalteten Telefone ein Gespräch geführt, kann dies auf dem jeweiligen Paralleltelefon durch Wahl von ** nahtlos übernommen werden, so daß ein Telefonat, welches schnurlos begonnen wurde, auf dem Systemtelefon weitergeführt werden kann.

Die Option Identität verwenden erlaubt es dem parallelen Telefon (welches übrigens kein Telefon-Plus sein muss) mit der Rufnummer des Haupttelefons zu telefonieren, so daß ein angerufener Gesprächspartner nicht durch eine abweichende Rufnummer verunsichert wird.

Wurde für den Hauptteilnehmer die Anklopffunktion ausgeschaltet, gilt der Teilnehmer als besetzt, wenn Haupt ODER Nebentelefon belegt sind. In diesem Fall wird Besetzt signalisiert bzw. bei Anrufen von außen ggf. die Abwurffunktion akiviert und eine der eingestellten Abwurffunktionen gewählt.

Wichtig ist, daß der parallele Teilnehner dann trotzdem angerufen werden kann, wenn dessen interne Rufnummer direkt gewählt worden ist.

Rufgruppe Plus

allgemeine Einstellungen

Der Teilnehmertyp "Rufgruppe Plus" verfolgt einen sehr flexiblen Ansatz und kann daher neben einer reinen Gruppenfunktionalität auch als Warteschleife verwendet werden. Der Teilnehmer läßt sich mit verschiedenen Funktionen Parametrisieren, um sehr unterschiedliche Ergebnisse zu erzielen.

Wie auch bei den Telefon-Teilnehmern kann die Rufgruppe mit einer Tag-Mange versehen werden. Dies hilft bei der Vermittlung, um das Ziel einfacher nach Stichworten "Tags" zu finden.

Anrufe, die eine Rufgruppe durchlaufen, können mit einem besonderen Klingelton versehen werden. Diese Einstellung hat eine höhere Priorität, als Anlagen- oder persönliche Klingeltoneinstellungen.

Durchläuft ein Anruf nacheinander mehrere Rufgruppen, in denen der Klingelton gesetzt wird, wirkt der zuletzt gesetzte Klingelton, ein vorherig eingesteller wird bei einem Anruf ignoriert.

Analog zum Telefon-Teilnehmer kann eine Benachrichtigungsgruppe gewählt werden. Mitglieder der angegebenen Benachrichtigungsgruppe erhalten eine Nachricht auf dem Telefon und können den offenen Anruf direkt übernehmen.

In Situationen, in denen mehrere Rufgruppen hintereinander geschaltet sind, kann es notwendig sein, eine Verarbeitungspause einzulegen. Diese dient dazu, z.B. DECT-Endgeräten zu erlauben, einen vorherigen Anruf zuvor noch korrekt zu beenden und sich für die i-PBX frei zu signalisieren.

Bei Anruf der Rufgruppe Plus kann eine Eingangsansage ausgewählt werden, die dem Anrufer vorgespielt wird. Wird eine Ansage ausgewählt, wird der Anruf auf jeden Fall immer angenommen.

Die Mitglieder der "Rufgruppe Plus" können statisch bestimmt werden durch Eintrag in das Feld "Mitglieder". Generell ist es aber auch möglich, das dynamische Ein- und Ausbuchen (z.B. über eine Funktionstaste oder eine Telefon-Kurzwahl) zu erlauben. Wird dieses "Einbuchen in Gruppe" erlaubt, kann der Kreis der erlaubten Teilnehmer begrenzt werden, damit die Gruppe nicht vollständig offen betrieben werden muss. Wird diese Einbuchungsfunktion nicht aktiviert, besteht keine Möglichkeit, von einem Endgerät aus der Gruppe beizutreten. In diesem Fall obliegt die Verwaltung der Mitglieder ausschließlich beim Administrator.

Dies ist durchaus sinnvoll, da Gruppen ja auch als Bestimmung vom Berechtigungen zum Einsatz kommen. Hier wäre ein dynamisches Verhalten unerwünscht.

Aus rein technischen Gründen können nur Telefone (also Telefon-Standard und -Plus, sowie die Mobilfunkteilnehmer) und Vernetzungsteilnehmer Mitglieder in Rufgruppen sein.

Mit vor Anrufannahme wird festgelegt, was genau der Anrufer während der Zeit bis zur Beantwortung seines Anrufes hört. Das kann wahlweise ein normales Freizeichen sein oder aber auch eine Wartemusik.

Gerade in Umgebungen, in denen viel telefoniert wird, kann die Funktion Nachbearbeitungszeit den Arbeitsablauf erleichtern, indem nach Ende eines Gespräches eine Wartezeit eingelegt wird, in der der Anwender den letzten Vorgang nachbearbeiten kann.

Die Funktion Wartefeldlänge anzeigen blendet bei Gruppenmitgliedern bei Verwendung von Systemtelefone ein, wie viele Anrufe im Wartefeld auf Annahme warten. Die Anzeige erfolgt bei Änderung jeweils für ca. 30s und wird erst bei der nächsten Änderung wieder aktualisiert.

Mit Mitglieder-Umleitungen ignorieren werden Anrufe der Rufgruppe auch dann auf den angeschlossen Mitgliedertelefonen signalisiert, wenn diese umgeleitet sind. Eine eingestellte Rufumleitung wird dann nicht berücksichtigt.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, die Verteilung der Anrufe zu steuern. Es stehen folgende Verteilverfahren bereit:

• bei allen gleichzeitig
• zufällig bei einem Mitglied
• reihum bei einem Mitglied
• bei den Mitglied mit der geringsten Auslastung

Berechtigungen

Gruppen-Durchsage

Per Kurzwahl kann eine Durchsage an alle Gruppenmitglieder durchgeführt werden. Um dies sinnvollerweise zu begrenzen, kann die Funktion für die Gruppe ein- und ausgeschaltet, sowie hinsichtlich des Ausführenden begrenzt werden.

Einloggen in dynamischen Gruppen begrenzen

Dürfen Teilnehmer sich in einer Gruppe eigenständig beitreten, kann zunächst einmal jeder Teilnehmer in der Telefonanlage sich in die Gruppe einbuchen, was unerwünscht ist.

In diesem Dialogfeld, welches nur dann verfügbar ist, wenn es sich um eine entsprechende Gruppe mit Beitrittsberechtigung handelt, kann eingestellt werden, wer eine Berechtigung erhalten soll, sich in die Gruppe einbuchen zu dürfen. Versuche, sich von anderen Teilnehmern aus einzubuchen, werden dabei fehlschlagen.

Die Einstellung verhindert nicht, dass der Funktionstastentyp "Mitglied in Gruppe" auf einem unberechtigten Telefon angelegt wird. Beim Versuch, die Funktion allerdings zu nutzen, erhält der Teilnehmer eine Fehlermeldung mit Hinweis auf das Berechtigungsproblem.

Komfortfunktionen bei Wartezeit

Fastlane-Funktion

Eine komfortable Erweiterung ist die Überholspurfunktion "FastLane". Wird ein eingehender Anruf (mit übertragener Rufnummer) nicht beantwortet, sondern durch Timeout oder Abbruch durch den Anrufer beendet, gelangt der Anrufer bei einem erneuten Anruf innerhalb von 4 Stunden auf die Fastlane und wird dann ganz vorne in der Warteschlange eingereigt.

Dadurch erhöht sich die Wahrscheintlichkeit, jemanden bei einem Wiederanruf zu erreichen, sehr deutlich.

Rückrufangebot

Ist die zu erwartende Wartezeit für den Anrufer länger, kann je nach Länge des Wartefeldes ein Rückruf angeboten werden. Dies ist nur möglich, wenn der Anrufer seine eigene Rufnummer übermittelt.

Wird die Funtion aktiviert und hat das Wartefeld mindestens die eingestellte Mindestlänge, erhält der Anrufer eine Ansage, aus der heraus er durch Druck einer Ziffer einen Rückruf anfordern kann.

Wählt der Anrufer die Funktion nicht oder wird keine geeignete Rückrufnummer übermittelt, erfolgt die Vermittlung ins Wartefeld.

Rückrufwünsche aus einer Gruppe heraus erscheinen bei Gruppenmitgliedern als separates Feld in my-IPBX.

Bei der Einstellung des Rückrufangebotes wird die Warteschlangenposition festgelegt, ab der das Angebot erfolgen soll. Bei der Auswahl "1", der ersten Position also, erfolgt das Angebot sofort, auch wenn der Anrufer der erste in der Warteschlange ist.

Es werden im Rahmen der Funktion Standardansagen für die Einleitung der Funktion und der Bestätigung nach Eingabe der Ziffer 1 durch den Anrufer festgelegt. Beides kann individualisiert und mit eigenen Ansagen gestaltet werden.

Unterdrücken der Wartefunktion

Für eine Rufgruppe sind die Mitglieder nicht einfach nur Telefone, vielmehr kann die Gruppe die Verfügbarkeit von Mitgliedern auswerten und sich darauf basierend unterschiedlich verhalten.

Nicht verfügbar ist ein Teilnehmer, der nicht in einer Gruppe eingebucht ist (bei der dynamischen Mitgliederverwaltung). Verfügbar sind freie und eingebuchte Mitglieder.

Das Standardverhalten ist so angelegt, dass Rufgruppen betreten werden auch ohne eingebuchte und damit verfügbare Mitglieder und auch dann, wenn alle vorhandenen Mitglieder telefonieren.

Dies kann im Dialog genauer gesteuert werden.

- Anrufe werden zu einem eigenen Ziel gesendet, wenn alle Mitglieder im Gespräch sind

und/oder

- Anrufe werden zu einem eigenen Ziel gesendet, wenn kein Mitglied verfügbar ist.

Gruppenmitglieder wählen

Bei Gruppen kann auf einfache Weise die Mitgliederliste zusammengestellt werden. Die Auswahl erfolgt durch Eingabe eines Namensteils oder der internen Teilnehmerrufnummer. In einem Auto-Complete-Feld wird eine der Eingabe entsprechenden Auswahl möglicher Teilnehmer angezeigt.

Timeout und Weiterleitung bei Nichtannahme

Es kann optional ein Timeout definiert werden. Erfolgt bis zu diesem Zeitpunkt keine Rufannahme durch ein Gruppenmitglied, wird der Anruf an einen weiteren einstellbaren Teilnehmer weitergeleitet.

Es besteht hiermit die Möglichkeit, mehrere Rufgruppen auch zu kaskadieren oder Fallbacks auf einen Anrufbeantworter zu erzeugen. Wird der Timeoutparameter nicht konfiguriert, erfolgt der Ruf an die Gruppenteilnehmer solang, bis der Anwurf beantwortet wird oder der Anrufer vor Anrufannahme auflegt.

Verhalten nach erfolgreicher Verbindung

Wird der Gruppenanruf durch den Angerufenen zuerst beendet, kann der Call an einen anderen Teilnehmer weitergeleitet werden. Hintergrund sind hier mögliche Qualitätsabfragen, usw.

Für alle Gruppen ist das Beenden der Verbindung als Standardverhalten hinterlegt.

An- und Abmeldung an der Rufgruppe Plus per Kurzwahl

An jedem Telefonendgerät kann die Anmeldung an einer Rufgruppe Plus mit Einbuchungsberechtigung durch Eingabe von:

*81 NUMMER

Wenn die Rufgruppe die Nummer 777 ist, wäre die Eingabe *81777.

Analog erfolgt die Abmeldung mit

#81 NUMMER

Bezogen auf die Rufnummer 777 für die Rufgruppe wäre das also #81777.

An- und Abmeldung über Funktionstaste

An einem Systemtelefon kann eine Funktionstaste belegt werden, um mit einem Tastendruck die Gruppenmitgliedschaft ein- oder auszuschalten. Bei aktiver Mitgliedschaft leichtet die entsprechende Leuchtanzeige.

Mobilfunkteilnehmer

Über die Mobile-Teilnehmer können Handys als Teilnehmer in die i-PBX eingebunden werden. Der genaue Mechanismus wird im Kapitel Mobile-Integration behandelt, hier beschränken wir uns auf die reine Einrichtung des Mobile-Teilnehmers.

Mobile-Teilnehmer erhalten eine interne Rufnummer, die mit einer Mobilfunknummer verbunden ist. Wird die interne Rufnummer angerufen, wird der Anruf auf das Mobiltelefon weitergeleitet.

Aus diesem Grunde sind Mobile-Teilnehmer kostenpflichtig, denn im Teilnehmerpreis sind die Verbindungen zwischen i-PBX und dem Mobiltelefon enthalten (also die reinen Weiterleitungskosten, auch bei internen Gesprächen).

Für Anrufe, die vom Mobile-Teilnehmer ausgehend initiiert werden, können die Leitung für die Amtskennziffern gewählt werden. Außerdem kann der Umfang der Amtsberechtigung gewählt werden.

Ergänzend zur Volltextsuche im Telefonbuch kann auch anhand einer Stichwortmenge "Tagliste" gesucht werden. Hier werden Stichworte angegeben, unter denen der Teilnehmer später aufgefunden werden kann.

Wichtig ist, dass die Mobil-Telefonnummer stets ohne führende Amtskennziffer eingegeben wird. Bei einem Anruf von extern auf den Mobilfunkteilnehmer wird zunächst die Leitung verwendet, über die der Anruf eingegangen ist.

Erfolgt dann beim externen Anruf die Übermittlung einer Rufnummer, wird diese ebenfalls auf dem Mobiltelefon angezeigt. Bei einem anonymen Anruf erscheint die Eingangsrufnummer auf dem Display.

Die Callbackeinstellung korrespondiert zur Disa-Einstellung im Kapitel eingehende Anrufe. Erfolgt die Anwahl der Mobilteilnehmers in eine DISA-aktivierte Leitung auf der i-PBX, folgt statt eines Freizeichens bei aktivierter Callbackeinstellung ein Abwurf und anschließender Rückruf der i-PBX.

Ein Tipp: Die aktive Callbackeinstellung eignet sich besonders für die Anbindung von Mobiltelefonen ohne Flatrate. Ist eine solche aber vorhanden, sollte für den Teilnehmer der Callback deaktiviert bleiben.

Da Mobilteilnehmer auf Funktionen der i-PBX zugreifen, ist für den Anmeldevorgang eine PIN zu vergeben. Wird die PIN auf dem Standardwert 00000 belassen, ist die Anmeldefunktion deaktiviert.

Die i-PBX versucht generell, eine eingehende Rufnummernsignalisierung an das Mobiltelefon weiterzuleiten. Das gelingt nicht, wenn die eingehende Rufnummer unterdrückt wird. In diesem Fall wird die eigene Leitungsrufnummer verwendet, über die der Weiterleitungsanruf abgewickelt wird.

Mit der Option Anrufer-Rufnummer zeigen, die standardmäßig aktiv ist, kann das Verhalten geändert werden. Bei Deaktivierung der Option wird unabhängig von der eingenenden Rufnummer immer die eigene Leitungsrufnummer an das Mobiltelefon weitergegeben.

Für besondere Anwendungen kann die Speicherung von Anruflisten deaktiviert werden. Dies betrifft die Listen für eingehende Anrufe, sowie die Wahlwiederholung, die im Normalfall über die Mobile-App eingesehen und abgerufen werden können.

Wie auch der Telefonteilnehmer kann der Mobilfunkteilnehmer mit einer Abteilung versehen werden. Das führt dazu, daß innerhalb der Anlage verschiedene Berechtigungen verwendbar sind, die eine Nutzung auf eine bestimmte Abteilung einschränken.

Die Option globaler Teilnehmerstatus legt fest, ob der Teilnehmer auch den Status anderer Nebenstellen außerhalb seiner Abteilung einsehen darf oder ob nicht.

Vergleichbar ist daher auch die Berechtigung zum Führen privater Telefongespräche. Diese werden in der Abrechnung separat gekennzeichnet und können dann gegenüber einem Mitarbeiter abgerechnet werden. Aus diesem Grunde ist die Funktion mit einem optionalen PIN-Schutz versehen. Wird dieser aktiviert, muss unmittelbar vor dem Führen privater Gespräche die Teilnehmer-PIN eingegeben werden, um einen Mißbrauch der Funktion zu verhindern.

Wie auch bei den Telefon-Teilnehmertypen kann für die Abrechnung eine abweichende Kundennummer angegeben werden. Dies führt dazu, daß Teilnehmergrundgebühren und die geführten Gespräche über die angebenene alternative Kundennummer abgerechnet werden, anstatt über die Kundennummer der iPBX selbst.

Aus Datenschutzgründen kann zusätzlich eingestellt werden, daß die Speicherung der Gesprächsdaten verkurzt werden, indem die letzten drei Ziffern durch "XXX" überschrieben werden.

Faxserver

Innerhalb der i-PBX ist ein Faxserver integriert. Dieser nimmt in der Vermittlungstechnik Faxsendungen entgegen und leitet diese an eine vorher definierte Mailadresse weiter, sofern diese angegeben worden ist.

Innerhalb des Portals kann in my-IPBX unter dem Punkt Nachrichten eine Übersicht erhaltener Faxe eingesehen und die Faxsendungen online betrachtet werden, sofern die Speicherung eingegangener Nachrichten zugelassen ist.

Da auch der Faxversand möglich ist, ist es notwendig, die zu verwendenden Leitungen einzustellen. Außerdem kann der Umfang der Amtsberechtigung gewählt werden.

Die Fax-Stationskennung ist in aller Regel die internationalisierte Schreibweise der Faxnummer. Hier gibt es allerdings keinerlei Standards, so daß das Feld im Grunde frei belegt werden kann. Der Empfänger erhält die Stationskennung, mit der er ggf. nachweisen kann, dass eine Faxsendung korrekt eingegangen ist.

Auf dem versendeten Fax erscheint auf den einzelnen Seiten eine Kopfzeile. Diese kann frei definiert werden wie z.B. "Firma Müller GmbH"

Folglich ist eine gültige Mailadresse der einzig benötigte Parameter des Teilnehmers.

Die Mailadresse wird ebenfalls verwendet, wenn ein Fehlerbericht gewünscht wird für den Fall, dass eine Faxzustellung fehlschlägt. Diese Option ist im Normalfall zunächst deaktiviert.

In der Standardeinstellung werden eingegangene Faxsendungen in der Anlage gespeichert und können von den berechtigten Teilnehmern in my-IPBX im Register Nachrichten eingesehen und letztlich auch gelöscht werden.

Die Nutzung des Faxservers kann eingeschränkt werden. Wird diese Einschränkung nicht vorgenommen, kann der Dienst von jedem Teilnehmer der i-PBX verwendet werden. Da dies bei größeren Anlagen unerwünscht ist, kann eine Einschränkung auf eine Abteilung eingestellt werden, so daß nur noch diejenigen Teilnehmer den Dienst nutzen können, die der selben Abteilung zugeordnet sind.

Ansage

Ein Teilnehmer "Ansage" nimmt einen eingehenden Anruf direkt an und spielt eine Ansage ab. Sie haben Zugriff auf öffentliche Ansagen oder welche, die über die Funktion Einstellungen aufgesprochen worden sind.

Es kann außerdem eingestellt werden, ob nach dem Abspielen der Ansage eine Weitervermittlung erfolgen soll. Falls das nicht der Fall ist, wird der Anruf beendet.

Standardmäßig beginnt die Wiedergabe der Ansage unmittelbar nach der Anrufannahme. Es kann sein, daß gerade bei Mobilfunkverbindungen die ersten Frames verschluckt werden, weil das Netz die Anrufannahme nicht schnell genug transportieren kann. Daher empfehlen wir, die Wartezeit vor dem Abspielen auf 1-2 Sekunden zu setzen.

Neben den Möglichkeiten, Ansagen zu verändern, gibt es außerdem einen Weg, vorhandene Ansagen über das Telefon neu zu besprechen. Hierzu ist allerdings aus Sicherheitsgründen eine Berechtigung notwendig, die einem einzelnen Teilnehmer, einer Gruppe oder einer Abteilung vergeben werden darf.

Ist die Berechtigung vorhanden, kann bei Anruf der Ansage von einem berechtigten Teilnehmer aus die Wiedergabe mit der *-Taste unterbrochen werden. Ein Dialog leitet den Anrufer durch den Ablauf zur Änderung der Ansage.

einfacher Anrufbeantworter

Ein Sonderfall der Ansagefunktion stellt der Teilnehmer "einfacher Anrufbeantworter" dar. Hier kann eine Ansage gewählt werden, mit der der Anrufer aufgefordert wird, eine Nachricht zu hinterlassen, anschließend erfolgt die Aufzeichnung der Nachricht.

Es kann eingestellt werden, wie viele Sekunden nach der Annahme des Anrufes vergehen müssen, bevor die Wiedergabe der Ansage beginnt. Das ist sinnvoll, da verschiedene Vermittlungssysteme die Zeit benötigen, um den Anruf tatsächlich herzustellen. Ist die Zeit zu kurz eingestellt, kann es sein, daß erste Silben der Ansage verschluckt werden.

Die maximale Aufzeichnungslänge pro Anruf kann eingestellt werden. Nach Ablauf der Zeit wird die Aufzeichnung automatisch beendet.

Aufgezeichnete Nachrichten werden an die eingegebene Mailadresse weitergeleitet. Das gelieferte WAV-Format kann von praktisch jedem PC wiedergegeben werden.

Zusätzlich werden - wenn die Option zur Speicherung aktiviert ist - aufgezeichnete Nachrichten im Datawarehouse gespeichert und können über my-IPBX abgerufen werden. Sofern die Nachrichten dann nicht von jedem Nutzer abgerufen werden können sollen, kann der Zugriff optional auf eine Abteilung eingeschränkt werden. Teilnehmer anderer Abteilungen haben dann keine Berechtigung, die Nachrichten abzuhören.

Neben den Möglichkeiten, Ansagen zu verändern, gibt es außerdem einen Weg, vorhandene Ansagen über das Telefon neu zu besprechen. Hierzu ist allerdings aus Sicherheitsgründen eine Berechtigung notwendig, die einem einzelnen Teilnehmer, einer Gruppe oder einer Abteilung vergeben werden darf.

Ist die Berechtigung vorhanden, kann bei Anruf des Anrufbeantworter-Teilnehmers von einem berechtigten Teilnehmer aus die Wiedergabe mit der *-Taste unterbrochen werden. Ein Dialog leitet den Anrufer durch den Ablauf zur Änderung der zugehörigen Ansage.

Anonymblocker

Werden eingehende Anrufe auf einen Anonymblocker geleitet, besteht die Möglichkeit, eingehende Anrufe ohne Rufnummernübermittlung vorzuqualifizieren. Der Anonymfilter ist stets mit einer Weiterleitung gekoppelt, an die nicht-anonyme Anrufe transparent weitergeleitet werden.

Im Falle eines anonymen Anrufes wird dieser entgegengenommen. Der Anrufer wird durch eine interne Ansage aufgefordert, seinen Namen zu hinterlassen und dann zu warten.

Während der Wartezeit, in der der Anrufer Wartemusik hört, wird der Zielteilnehmer angerufen. Nachdem der Anrufer angekündigt wurde und der Name wiedergegeben worden ist, hat der Zielteilnehmer die Möglichkeit, den Anruf durch Drücken der Taste 1 anzunehmen oder aufzulegen, um das nicht zu tun.

Der Anrufer wird nicht erfahren, ob sein Anruf abgelehnt wurde, da er auch nach dem Auflegen durch den Zielteilnehmer weiterhin (bis er keine Lust mehr hat) Wartemusik hört.

Schalter

Anrufe auf den Schalt-Teilnehmer werden direkt an einen weiteren Teilnehmer weitergeleitet. Daher kann im Schaltteilnehmer eine Liste möglicher "Schalteinstellungen" bestimmt werden. Weitere Schaltstellungen lassen sich durch Klick auf hinzufügen, wodurch bis zu 20 Schaltstellungen möglich werden.

Besonderheit des Schaltteilnehmers ist, daß die Umschaltung der aktuellen Schaltstellung auf sehr unterschiedlichen Wegen erfolgen kann. Daher gibt es sowohl Bedienelement für Systemtelefone und innerhalb der Mobile-App, Kurzwahlfunktionen für die Auswahl über herkömmliche (analoge) Telefone, aber aich Möglichkeite, die Schaltung zeitgesteuert über den Zeitplan vorzunehmen.

Jede Schaltstellung hat eine frei definierbare Beschreibung, die dann in der Mobile-App sowie auf den Systemtelefonen auswählbar angezeigt wird.

Zur Erhöhung der Sicherheit kann pro Schaltteilnehmer eingestellt werden, wer den Schalter bedienen darf. Die Bedienung kann uneingeschränkt sein, kann aber auch auf Abteilung, Gruppen und einzelne Teilnehmer begrenzt werden.

Die aktuell aktive Schaltstellung kann auch im Dialog verändert werden. Hierzu kann das Radio-Steuerelement verwendet werden.

Anruffilter

Die i-PBX bietet die Möglichkeit, Anruffilter zu integrieren. Hierbei können Anrufe anhand verschiedener Kriterien wie Uhrzeit, Datum, Wochentag, Rufnummer, Zielrufnummer, Telefonbuchflag, usw. verändert werden.

Beispiele:

• Wenn Tante Berta am Sonntag zwischen 9 und 10 Uhr anruft, dann auf Teilnehmer 123 umleiten, sonst nicht.
• Wenn ein Kunde am Mittwoch nach 13 Uhr anruft, bitte auf 321 weiterleiten.
• Wenn ein Anrufer, der im Telefonbuch mit dem Flag "blau" markiert ist, anruft, dann Anruf blocken.

Derzeit können die Filter noch nicht über das Adminportal erstellt werden, bitte wenden Sie sich an den Service.

Da es vorkommen wird, dass für einen eingehenden Anruf keine Filterregel gibt, wird in diesem Fall ein Standardziel benötigt, um den Anruf weiterzuvermitteln. Das genau legt die Einstellung des Standardziels fest.

Konferenzzentrum

Einen relativ einfachen Teilnehmer stellt das Konferenzzentrum dar. Wird der Teilnehmer angerufen, hat man die Möglichkeit, sich mit einem Konferenzraum bzw. einer Konferenz verbinden zu lassen. Daher sind gesonderte Parameter nicht notwendig.

Die Buchung von Konferenzräumen erfolgt über ein Systemtelefon.

Türsprechstelle

In der i-PBX werden Türsprechstellen unterstützt. Bei der Einbindung gibt es zahlreiche Besonderheiten. Grundvoraussetzung ist, daß es sich um eine kompatible Sprechstelle handelt, die über einen IP-Adapter oder vergleichbare Einrichtung in der Lage ist, nach der Bedienung der Klingeltaste automatisch eine Verbindung zu einer vorher eingespeicherten Rufnummer herzustellen.

Innerhalb der Telefonanlage wird die Tür dann als Teilnehmer vom Typ "Türsprechstelle" angelegt.

Die Sprechstelle selbst muß dem System bereits bekannt sein. Sie können davon ausgehen, daß eine von uns gelieferte Sprechstelle bereits Ihrer Anlage bekanntgemacht worden ist. Sie können die Sprechstelle dann ganz einfach auswählen und festlegen, wie viele Klingeltasten verwendet werden.

Zu jeder Türsprechstelle kann zusätzlich - falls vorhanden - eine Videoquelle angegeben werden. Bei Nutzung der Klingeltaste wird dann ein Snapshot erzeugt und das Bild an die vorher definierte Mailadresse weitergeleitet.

Telefone, die bei einem "Türanruf" kontaktiert werden und die entsprechende grafische Fähigkeiten besitzen, öffnen automatisch ein Livebild der mit der Türsprechstelle verbundenen Kamera. Dieses schließt sich nach spätestens 60 Sekunden.

Die Türsprechstelle ist ein Teilnehmer in der Telefonanlage mit eigener Rufnummer. Diese kann nicht nur als Ausgangspunkt eines Türanrufes bei Betätigung der Klingel verwendet werden. Um die Türsprechstelle zu programmieren oder einfach nur vor die Tür zu hören, kann die Sprechstelle angerufen werden.

Aus Sicherheitsgründen kann diese Funktion - die Anrufmöglichkeit auf die Türsprechstelle - kann - und sollte - eingeschränkt werden.

Da Türsprechstellen unterschiedliche Anzahl Klingeltasten und unterschiedliche Verwendungen haben können, haben Sie die Möglichkeit, mit den + und - Tasten Einstellungen für die entsprechenden Klingeltasten anzulegen. Hierzu gehört eine aussagekräftige Bezeichnung und eine Mailadresse, an die bei Betätigung der Klingeltaste eine Nachricht gesendet wird.

Sofern die Kingelanlage mit einer Videokamera ausgestattet ist, enthält die Info-Mail auch ein Videobild als Snapshot.

Action-URLs

Zusätzlich ist es möglich, bei Druck auf eine Klingeltaste eine Webadresse aufgerufen werden. Diese Action-URLs können dazu genutzt werden, um andere Systeme über das Klingelereignis zu informieren. Anwendung könnte hier also sein, einen Sprachassistenten anzusprechen, eine Smarthome-Anwendung auszulösen, usw.

Um die mit der Klingeltaste verbundene Adresse bearbeiten zu können, kann die Tastenkonfiguration mit dem roten Dreieck erweitert werden:

Beim Aufruf der Adresse gibt es kaum Einschränkungen. Die Adresse darf nicht "intern" also innerhalb eines privaten Netzes liegen, sondern muss zumindest von aussen erreicht werden können. Der Aufruf erfolgt nicht direkt von der Türstation, sondern über einen Servicebroker der i-PBX Systemfarm. Sollen private Adressen genutzt werden, ist ggf. ein Portforwarding notwendig, um diese von aussen erreichbar zu machen.

Generell gelten aber auch die gleichen Vorgaben wie auch in anderen Action-URLs. Die Systeme warten genau eine Sekunde, bis die URL zugestellt wurde. Dauert der Zugriff länger, wird die Verbindung zum Schutz der i-PBX-Systeme beendet.

Entry-Point

In Verbindung mit dem Callcentermodul können Anrufe hinsichtlich unterschiedlicher Parameter ausgewertet werden. Zu diesen Parameter gehören Anrufdaten wie

- wie schnell wurde ein Anruf beantwortet - wie lang befand sich der Anrufer in einer Warteschleife oder IVR - wie lang sind Gespräche geführt worden

Hierzu kann an einer beliebigen Stelle ein Einstiegspunkt gesetzt werden. Dieser markiert einen Startpunkt für die Zeitmessung. Wird ein Anruf über einen Entrypoint geleitet, wird markiert, dass der Anruf ausgewertet werden und dadurch Diagnosedaten geschrieben werden sollen.

Ansonsten verhält sich der Teilnehmer transparent und leitet den Anruf direkt an ein anderes Ziel weiter. Der Anrufer bemerkt hiervon nichts.

Der Teilnehmer ist aufgrund der engen Bindung zum Callcentermodul nur für Benutzer auswählbar, die über Callcenter-Management-Rechte verfügen.

Alias

In verschiedenen Scenarien kann es Sinn machen, einem Teilnehmer neben seiner eigenen Rufnummer noch eine weitere Aliasrufnummer zuzuordnen. Dadurch daß der Alias über das Portal jederzeit geändert werden kann, stellt dieser Teilnehmer eine Möglichkeit zur Abstraktion dar.

Beispielanwendung wäre hier die Rufnummer eines Hausmeisters. Dieser würde im Telefonbuch ggf. nicht unter seinem normalen bürgerlichen Namen eingetragen gefunden werden. Hier reicht es, "Hausmeister" über die Suchfunktion einzugeben.

Bei normalen Telefonteilnehmer kann man sich sicher noch mit der Gruppenfunktion behelfen. Bei nicht-Telefonen als Anrufziel wird es aber dann schon schwierig.

Hier kommt der Vorteil des Alias zum tragen, denn dieser funktioniert bei jedem Teilnehmertypen als Aliasziel.

Der Alias unterstützt als Ziel neben internen Rufnummern auch den Aufruf von Systemfunktionen wie *91 (Weckruf einstellen), usw. Externe Ziele werden nicht unterstützt.

Auswahlmenü / IVR

In der i-PBX ist auch die Funktionalität für Sprachmenüs enthalten. Diese werden mit dem Teilnehmer "Auswahlmenü" bereitgestellt. Anrufe, die auf diesem Teilnehmer eingehen, werden mit einer Eingangsansage begrüßt. Es wird danach auf Eingabe einer Ziffer gewartet.

Zu jeder Ziffer 0-9 kann ein eigenes Ziel definiert werden, welches aufgerufen wird. Wird eine Ziffer nicht zugewiesen, ist die Ziffer inaktiv und kann nicht ausgewählt werden.

Fehlerhafte Eingaben können an mit einer weiteren Ansage oder der vorherigen Eingangsansage beantwortet werden, worauf wieder auf die Eingabe einer korrekten Taste gewartet wird.

Bleibt der Tastendruck nach der eingestellten Zahl Sekunden aus (Timeout), wird entweder zurück zur Eingangsansage gesprungen oder es erfolgt die Weiterleitung auf ein vorher eingestelltes Ziel.

Vernetzung

Unter Vernetzung wird die Verbindung zweier i-PBX-Anlagen verstanden. Hierbei übernimmt eine Anlage die Rolle der "Ober-Anlage", die andere Anlage ist die Unteranlage.

Ober- und Unteranlage sind auf zwei verschiedenen Wegen verbunden. Während die Unteranlage durch abgehende Wahl und Auswahl der Oberanlage als Leitung zur Oberanlage telefonieren kann, erfolgt die Rückrichtung über einen Vernetzungsteilnehmer.

Dieser stellt sich in der Unteranlage als Leitung dar und kann wie eine Rufnummer in der Unteranlage verteilt werden.

Details zum Thema Vernetzung entnehmen Sie bitte dem ausführichen Abschnitt Anlagenvernetzung, der sehr viel detaillierter auf diese Themen eingeht.

Der Vernetzungsteilnehmer in der Oberanlage benötigt neben den typischen Standard-Parametern eine PIN. Diese wird benötigt, um die Verbindung in der Unteranlage einmalig einzurichten.

Die Amtsberechtigung wird für Gespräche aus der Unterlage durch die Oberanlage in Richtung Telefonnetz, wenn also bspw. Anrufe über "00" geführt werden sollen. Hierbei ist dann auch die Wahl der abgehenden Leitung relevant.

In Konstellationen mit Ober- und Unteranlage macht es in vielen Fällen Sinn, das hierarchisch höhere Telefonbuch der Oberanlage freizugeben, damit Nutzer der Unteranlage die Teilnehmereinträge verwenden können.

Mit der Option Telefonbuch vererben kann diese Funktion eingeschaltet werden. Verwendet nun ein Teilnehmer die Anlagenvernetzung als abgehende Leitung, wird das Telefonbuch automatisch eingeblendet.

API

Hinter dem API-Teilnehmer versteckt sich die Möglichkeit, einem eingehenden Anruf von außen - also bspw. über eine externe Anwendung oder auch von einem anderen Server aus - Routinginformationen zu geben.

Dadurch lassen sich sehr interessante Anwendungen umsetzen, die in der Lage sind, eingehende Anrufe anhand ihrer Rufnummer zu erkennen und fallweise zu routen. Eine beliebte Anwendung wäre eine externe Sperrliste von Anrufen, die zu bestimmten Uhrzeiten nicht mehr durchgestellt werden.

Bei einem eingehenden Anruf werden die Anrufdetails an eine URL gesendet. Diese URL kann im Teilnehmer bestimmt werden. Zur besseren Fehlertoleranz kommt es bereits nach einer Sekunde zum Timeout und es wird das ebenfalls einstellbare Standardziel verwendet.

Details zur Verwendung und zur Programmierung mit den APIs erhalten Sie unter API.

Besetzt

Wird eine Verbindung auf den Teilnehmertyp "Besetzt" geleitet, wird ein Besetzt-Zeichen erzeugt, die Verbindung endet. Sofern in der Nebenstelle der Abwurf aktiviert ist, greift die Abwurfbedingung.

Soll andersherum also eine Verbindung von extern mit "besetzt" beendet werden, darf der Abwurf hier nicht aktiv sein.

Zifferneingabe

Dieser Teilnehmer erlaubt die Eingabe von Ziffern durch den Anrufer über dessen Telefontastatur. Teilnehmer dieser Art werden häufig verwendet, um Kundennummern o.ä. einzugeben und über den API-Teilnehmer vorverarbeiten zu lassen. Die eingegebenen Informationen werden für die Dauer des Anrufes temporär gespeichert und werden als Parameter "api_data" bei einem API-Aufruf zur Verfügung gestellt.

Zu Beginn besteht die Möglichkeit, eine Ansage auszuwählen, zusätzlich kann es sinnvoll sein, die Bereitschaft zur Eingabe mit einem Hinweiston einzuleiten.

Wird der Hinweiston nicht verwendet, kann die Eingabe der Ziffern bereits während der Wiedergabe der Ansage erfolgen.

Es wird eine maximale Anzahl an Ziffern abgewartet, nach denen die Eingabe automatisch als abgeschlossen gilt. Werden weniger Ziffern eingegeben, kann die Eingabe durch Drücken der #-Taste beendet werden. Maximal 5 Sekunden nach der letzten Ziffer geht die iPBX davon aus, daß keine weiteren Ziffern folgen und schließt die Eingabe eigenständig ab.

Nach Ende der Eingabe wird an einen weiteren Teilnehmer weitergeleitet.

An- und Abmelden von Teilnehmern

Automatisch provisionierte Endgeräte werden nach der ersten Inbetriebnahme mit dem System verbunden, sind logisch aber noch abgemeldet, was im Display auch angezeigt wird.

Für die Nutzung ist es notwendig, die Teilnehmer anzumelden, also mit Ihrer I-PBX zu verbinden und einem logischen Teilnehmer zu verknüpfen. Voraussetung für die Anmeldung ist, dass im Teilnehmer eine PIN konfiguriert wurde, die nicht "00000" entspricht.

Nach erfolgter Anmeldung werden sämtliche Systemeinstellungen des Teilnehmers automatisch ohne Neustart o.ä. übernommen. Dazu gehören neben der Identifikation auch Leitungsberechtigungen, Gruppenmitgliedschaften, Tastenbelegungen, Wahlwiederholung und Anruflisten, usw.

Da ein Teilnehmer innerhalb der i-PBX eindeutig ist, wird ein ggf. zuvor mit dem Teilnehmer verknüpftes Endgerät automatisch abgemeldet.

Login/logout am Systemtelefon

Ein abgemeldetes Systemtelefon zeigt im Display die Bezeichnung "abgemeldet". Sämtliche Tasten außer den Zifferntasten sind unbelegt. Über die Menütaste kann die Loginfunktion erreicht werden.

Als PBX-Nummer geben Sie im Loginbildschirm die Mandantennummer der i-PBX an, z.B. 1234 gefolgt von der internen Rufnummer des Teilnehmers, z.B. 987. Entsprechend wäre hier 1234987 einzugeben.

Nach Bestätigung wird nach der PIN gefragt, die der Teilnehmer-PIN entspricht.

Direkt nach Prüfung der Eingabe kann der Bestätigungsdialog mit ESC verlassen werden, wenige Augenblicke später ist das Endgerät angemeldet und konfiguriert.

Login/Logout über Sprachdialog

Bei Endgeräten ohne Verbindung zu den Systemmenüs kann Login und Logout ebenfalls durchgeführt werden. Zur Anmeldung wählen Sie für PBX=1234 und Teilnehmer=987 die Rufnummer:

*8 1234 987

Eine Ansage bittet um die Eingabe der PIN und bestätigt anschließend die korrekte Anmeldung.

Zur Abmeldung wählen Sie einfach:

#8

Die Abmeldung wird dann sofort wirksam.